Politiche e procedure chiare e ben scritte assicurano che le operazioni quotidiane riflettano la visione aziendale a lungo termine e la dichiarazione di intenti. Creano inoltre una struttura per prendere decisioni coerenti ed eque e lavorano per proteggere gli interessi legali della tua azienda. Il processo di adozione, che in genere consiste nel rivedere, testare, modificare e ratificare, è fondamentale per assicurarsi che le politiche e le procedure migliorino piuttosto che ostacolare la probabilità di raggiungere questi obiettivi.
Revisione delle bozze di norme e procedure
La fase di adozione, che rappresenta la terza fase del ciclo di vita delle politiche e delle procedure, inizia con una revisione approfondita. In molte aziende, il team di gestione effettua una revisione iniziale prima di approvare le proposte di risoluzioni su modifiche, test o approvazione. Cercare di vedere se una politica proposta si collega a un obiettivo strategico e se le procedure si collegano a una politica padre. Inoltre, assicurati che la verbosità sia comprensibile e indirizzi il pubblico previsto. Invia qualsiasi scrittura che non riesegue la revisione iniziale all'autore per la revisione.
Stabilire regole di feedback
Creare regole, incluse le date di scadenza, per fornire feedback sulle modifiche o completare le richieste di revisione. Qualsiasi cosa inviata dopo una revisione iniziale dovrebbe includere il feedback appropriato, non una dichiarazione come "nessuna opinione". Ad esempio, richiedere che il feedback inizi con affermazioni come "la bozza richiede modifiche minori" o "la bozza è inaccettabile e necessita di significativi modifiche per essere efficaci. "Segui queste dichiarazioni di apertura con modifiche specifiche o raccomandazioni di revisione.
La fase di test
Implementare la politica e le procedure associate utilizzando un pubblico limitato e un orario specifico. Molto spesso, il pubblico è il dipartimento o gli utenti più direttamente interessati. L'intervallo di tempo dovrebbe essere abbastanza lungo da valutare l'effetto sulle operazioni giornaliere e sulle eventuali ripercussioni. Istruire i dirigenti e i dipendenti interessati a fornire un feedback sul fatto che la risoluzione sia efficace così com'è o se i cambiamenti potrebbero rendere una risoluzione più efficace, più efficiente o più in linea con una direttiva di conformità.
Ratifica e attua
La ratifica è il passo finale nell'approvazione di politiche e procedure. Per una piccola impresa con una struttura organizzativa piatta e pochi decisori, questo può essere semplice come la firma del proprietario dell'azienda e l'istruzione delle risorse umane per inserire la risoluzione nel manuale del dipendente. Per le imprese di medie o grandi dimensioni, la ratifica comporta spesso una revisione e una discussione finali, seguite da un voto di risoluzione. Una volta approvati, le politiche e le procedure passano alla fase di implementazione.
