Prima di assumere il primo dipendente, un'azienda dovrebbe formalizzare le sue politiche e procedure; questo è vero per qualsiasi azienda. Le politiche e le procedure di una società costituiscono una sorta di fondamento; migliori sono le politiche e le procedure scritte e più inclusivi sono, migliore sarà l'attività.
Funzionalità della politica
Le politiche di una società comprendono non solo le politiche obbligatorie statali e federali che sono richieste dalla legge; le politiche di una società incarnano lo stand dell'azienda su questioni specifiche, sia in relazione al funzionamento interno dell'azienda che a un maggior numero di lavorazioni esterne. Le polizze copriranno la posizione dell'azienda in caso di vacanza, giorni festivi e ferie. Indicheranno anche la visione dell'azienda su come il cliente dovrebbe essere trattato, attraverso politiche di assistenza clienti e politiche sui resi, beni danneggiati, ecc. Le politiche aziendali determineranno il modo in cui le informazioni sono protette e gli atti amministrativi eseguiti - non la procedura effettiva, ma le azioni generali che l'azienda sceglie di prendere e perché.
Funzionalità della procedura
Come complemento alle politiche, che determinano il motivo per cui viene fatto qualcosa, le procedure della società spiegano come un'azione viene svolta. Questo è particolarmente importante per le grandi aziende. Uno standard di prestazioni e una comunanza nel modo in cui vengono svolti i compiti contribuiscono allo sviluppo di una coerenza che è sia proficua, perché diminuisce la curva di apprendimento e snellisce le attività, e contribuisce alla soddisfazione dei dipendenti, in quanto gli standard di prestazione sono chiaramente definiti e compito le procedure sono coerenti.
Benefici
Il vantaggio principale di avere stabilito politiche e procedure è una maggiore coerenza. Questo tipo di coerenza, esposta internamente ed esternamente, aiuta l'azienda a operare con maggiore efficienza e coerenza. La coerenza contribuisce ulteriormente alla percezione da parte dei clienti della qualità e dell'integrità dell'azienda. Questo tipo di coerenza è così importante che esistono mandati legali per le grandi aziende, come Sarbanes-Oxley, per garantire la coerenza per le parti interessate. Le piccole imprese traggono vantaggio dalla coerenza fornita dalle politiche e dalle procedure. Ad esempio, avere libri coerenti è qualcosa che un potenziale investitore cercherà. In effetti, non è raro che un potenziale investitore, o funzionario di prestito, richieda una copia delle politiche e delle procedure di una società, chiamata anche manuale aziendale o manuale del dipendente, proprio per questo motivo.
Manuale
Il manuale aziendale / manuale del dipendente è una raccolta formale delle politiche e delle procedure di un'azienda. A parte il fatto che il manuale è, in molti casi, la prima corrispondenza formale che la compagnia avrà con un dipendente, e potrebbe essere richiesta dagli investitori, il manuale formalizza anche le operazioni dell'azienda, fornendo un riferimento che un nuovo dipendente può andare in caso di dubbi su una politica o procedura, oltre a fornire una base legale per le azioni disciplinari dei dipendenti. Molte cause sono state sventate perché la società aveva un manuale per i dipendenti, che indicava chiaramente le politiche e le procedure della compagnia.
fraintendimenti
Detto questo, il manuale del dipendente (e quindi le politiche e le procedure formalizzate) non è qualcosa che dovrebbe essere considerato uno strumento penale o un obbligo legale. Mentre il manuale serve a questi scopi, le aziende con i migliori manuali di lettura (leggi: più utili) utilizzano il manuale come un'opportunità per costruire una base che aiuti a garantire che tutti siano sulla stessa pagina, sia nelle procedure effettive sia perché quelle procedure sono fatte in questo modo.
