Quando ti viene richiesto di scrivere un rapporto professionale, potresti essere confuso dalle informazioni da includere. La scrittura aziendale, in particolare per le relazioni, ha spesso un formato e uno stile da seguire. Quando sei abituato a scrivere nel formato e nello stile richiesti per i rapporti professionali, dovresti essere in grado di scrivere un rapporto in modo rapido e semplice.
Rivedi lo stile della scrittura del rapporto. A differenza della narrativa o della scrittura di saggi, la scrittura di relazioni è altamente efficiente. Qualsiasi parola superflua dovrebbe essere rimossa e il linguaggio è semplice e diretto. Utilizzare la voce attiva ed evitare informazioni ridondanti.
Aggiungi elementi proiettili ogni volta che puoi. Piuttosto che spiegare qualcosa in forma di frase, un rapporto lo spiegherà con una lista di proiettili. Ad esempio, le caratteristiche di un progetto commerciale non dovrebbero essere scritte in forma di paragrafo, ma piuttosto elencate con i proiettili.
Suddividi i paragrafi in modo che ognuno sia lungo solo poche righe. La scrittura del rapporto non include i paragrafi lunghi.
Evita di includere informazioni che il tuo pubblico già conosce. Con un saggio, spesso si assume che il lettore non sappia nulla dell'argomento. Nello scrivere un rapporto, elimina tutte le informazioni che il tuo pubblico già conosce. Ad esempio, se stai scrivendo un rapporto su una nuova politica aziendale per lo staff dirigenziale, non includere informazioni generali sulla tua azienda che i gestori avrebbero già saputo. Tuttavia, tali informazioni potrebbero essere incluse se il report riguarda un gruppo di nuovi dipendenti.
Includere materiali supplementari con il rapporto di lavoro. Oggetti come grafici, grafici, fotografie, tabelle, diagrammi e altri elementi visivi possono essere utilizzati per migliorare il report e rendere il significato più chiaro.
Metti le intestazioni in tutto il report per rendere più facile il riferimento alle varie sezioni per il lettore.
