Sia che vengano inviati tramite il servizio postale o via e-mail, le lettere commerciali seguono sempre un formato e uno stile specifici. Seguendo il formato arriva rapidamente al punto e comunica al tuo lettore ulteriori documenti correlati che hai incluso come un curriculum, un contratto firmato o copie di fatture pagate. Aggiungendo gli allegati nel corpo della tua lettera e annotandoli in fondo alla tua lettera, è un modo professionale per aiutare il destinatario a capire perché stai scrivendo e quali materiali aggiuntivi hai inviato.
Dì al lettore perché stai scrivendo
Una lettera commerciale ben scritta inizia con una singola frase che spiega perché stai scrivendo. Dì al destinatario quali e quanti documenti stai allegando e perché li stai includendo. Dovresti iniziare con frasi come "Sto accludendo il mio curriculum per la posizione di vicedirettore" o "In allegato c'è una copia della lettera che ho ricevuto confermando il mio recente pagamento".
Evita di essere troppo formale
La tua scrittura di lettera commerciale non dovrebbe includere la frase molto più formale "Per favore trova allegato …" Anche se non è grammaticalmente scorretto, quel tipo di linguaggio scritto formale è usato principalmente in riviste accademiche, documenti ufficiali e luoghi dove è richiesto un maggiore livello di serietà. Come regola generale, evita un linguaggio eccessivamente formale nella corrispondenza e nelle e-mail commerciali di tutti i giorni.
Elencare gli allegati o le custodie sotto la propria firma
Nella parte inferiore della lettera dopo la riga della firma è il posto giusto per elencare gli allegati. Se invii e-mail, doppio spazio dopo la firma e quindi citi gli allegati con una breve notazione come "Allegato: riprendi per Jane K. Doe". Se invii una lettera tramite il servizio postale, aggiungerai una breve descrizione che descrive le custodie due righe sotto la firma. È possibile scrivere la parola "enclosure" (Esempio: "Enclosure: Monthly Market Summary") o utilizzare l'abbreviazione aziendale comune "enc." ("Enc: Resume for John K. Doe)
Ulteriori suggerimenti per l'e-mail aziendale
Come nominare gli allegati: La formattazione è fondamentale quando si invia un'e-mail aziendale. Il nome del file dell'allegato dovrebbe essere correlato alla tua email. Includi il tuo nome, una breve descrizione dell'oggetto e la data dell'email. Se c'è più di una pagina per il tuo allegato, indicalo pure.
Allega foto in modo efficiente: Se stai inviando foto, assicurati di ritagliare le foto per mostrare solo ciò che è pertinente e in un formato piccolo o medio che verrà scaricato rapidamente sul computer o sul dispositivo del destinatario.
Assicurati di includere tutto: Prima di sigillare la busta o premere il pulsante di invio, assicurarsi che i contenitori siano nella busta o che i documenti siano stati allegati alla posta elettronica. Molti reclutatori e altre aziende possono scartare lettere che non includono gli allegati richiesti. Dà anche l'impressione che il mittente sia incurante.
