Tutte le transazioni finanziarie per qualsiasi organizzazione vengono infine pubblicate nella contabilità generale in un modo o nell'altro. Quando un programma per computer viene utilizzato per la contabilità, la maggior parte dei dati finanziari viene registrata in un conto debitore o in un conto clienti sotto forma di sottodirectory, che registra automaticamente la contabilità generale. Tuttavia, alcune voci devono essere inviate direttamente alla contabilità generale. Le transazioni che vengono spesso immesse direttamente nella contabilità generale sono spese in conto capitale, ratei di interesse, accumulo di ammortamenti, rettifiche che verranno annullate nel successivo periodo contabile e altre rettifiche contabili che non possono essere effettuate tramite un sub-libro mastro. Quando si pubblica la contabilità generale, è necessario prestare la massima attenzione, poiché la correzione degli errori con più voci di contabilità generale consente di creare registrazioni contabili disordinate. A parte questo, però, pubblicare il libro mastro non è complicato.
Assemblare tutti i documenti relativi alle voci che è necessario inviare alla contabilità generale. Questi possono includere accordi di acquisto, contratti di leasing o di prestito, piani di ammortamento e programmi di ammortamento.
Prepara un foglio di calcolo sul tuo computer o su carta, indicando in dettaglio ogni voce della contabilità generale che deve essere pubblicata. Includere una descrizione completa della voce della contabilità generale, il conto preciso da addebitare e l'importo, quindi l'account corrispondente da accreditare e l'importo. Mantieni i tuoi importi di debito in una colonna a sinistra e crediti in una colonna a destra.
Totalizza i debiti e i crediti per tutte le voci della tua contabilità generale e assicurati che i tuoi totali di debito e credito siano gli stessi. Se hai preparato il foglio di calcolo sul tuo computer, stampalo come riferimento mentre inserisci i dati nel modulo di contabilità generale.
Accedi al tuo modulo di contabilità generale nel tuo programma di contabilità sul tuo computer. Verifica che la data della tua contabilità generale sia impostata sul periodo in cui desideri pubblicare le voci. Questo è importante perché le voci vengono spesso registrate nella contabilità generale dopo che è trascorso il termine del periodo. Ad esempio, mentre il mese corrente potrebbe effettivamente essere febbraio, potresti pubblicare voci di contabilità generale per gennaio, quindi in questo caso, assicurati che la data della tua contabilità generale sia impostata su gennaio.
Immettere le voci della contabilità generale nel proprio modulo di contabilità generale in base al manuale utente del software di contabilità.
Stampa un rapporto delle voci della contabilità generale non pubblicate. Correggi le voci della tua contabilità generale, verificando il tuo foglio di lavoro (e aggiungendo i nastri della macchina, se necessario) che hai già preparato. Apporta le correzioni necessarie alle voci della contabilità generale. Non pubblicare ancora sulla contabilità generale.
Effettua un backup del computer dei dati della contabilità generale. Etichettare chiaramente il backup dei dati della contabilità generale e memorizzarlo in un luogo sicuro.
Pubblica le voci della contabilità generale in base al manuale utente del software di contabilità. Stampa una registrazione completa delle voci che hai pubblicato nella tua contabilità generale. Memorizzali nei file appropriati o nei libri contabili come parte dei tuoi documenti contabili permanenti.
Suggerimenti
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Documenta sempre accuratamente tutte le voci che pubblichi nella contabilità generale, poiché non puoi mai essere certo di essere disponibile a spiegare le voci della contabilità generale in un secondo momento. Conserva la documentazione in modo sicuro come parte dei tuoi documenti contabili permanenti. Se non si utilizza un computer, ma si esegue la contabilità solo su carta, registrare manualmente o inserire le voci della contabilità generale nei propri libri in un formato di contabilità generalmente accettato, assicurandosi di aggiornare i saldi di tutti gli account interessati. Documenta sempre attentamente le voci della contabilità generale e archivia i registri contabili in un luogo sicuro.
