Vi sono momenti in cui è necessario modificare la descrizione del lavoro di un dipendente o quando è necessario assegnare un'attività lavorativa specifica a un dipendente per un progetto speciale o per un periodo di tempo limitato, come il periodo di ferie o il congedo di un altro dipendente. Indipendentemente dalle circostanze, la comunicazione è un elemento importante nell'assegnazione del lavoro. La comunicazione può fare la differenza tra prestazioni eccellenti e un lavoro incompleto.
Determina i motivi per l'assegnazione del lavoro ai tuoi dipendenti. Il processo di assegnazione del lavoro è diverso per ridisegnare una descrizione del lavoro piuttosto che per assegnare compiti a un progetto di squadra. La riprogettazione di una descrizione del lavoro è relativamente semplice perché si dispone di un'area vuota da cui iniziare l'assegnazione dei compiti. Ad esempio, se è necessario assegnare lavoro a un assistente esecutivo, condurre una ricerca sui compiti tipici di un assistente del management superiore. D'altra parte, se il tuo team sta lavorando a un progetto specifico, determina quali attività fanno parte del progetto totale e determina le risorse dei dipendenti a tua disposizione.
Inventa le abilità, l'esperienza e le capacità dei tuoi dipendenti. Inoltre, chiedi ai dipendenti la loro precedente esperienza lavorativa e interessi professionali. Secondo Women's Media, la delega richiede in effetti attenzione alle competenze di un dipendente. Si afferma: "Assicurati di delegare a qualcuno che può completare con successo il compito a portata di mano." Questa è la tua opportunità di motivare i dipendenti che vogliono dimostrare le loro capacità e migliorare il loro valore per l'organizzazione.
Costruisci una lista di incarichi. Usa la tua opinione su curriculum, domande e input dei dipendenti per determinare chi ha le competenze richieste per eseguire il lavoro. Se si hanno due o più dipendenti ugualmente qualificati e interessati a svolgere lo stesso lavoro, escogitare un modo per dividere le responsabilità in modo che un dipendente non sia privilegiato rispetto a un altro.Se ci sono solo lievi differenze nelle qualifiche dei dipendenti, prendere in considerazione l'assegnazione al dipendente più qualificato e la designazione di un sostituto nel caso in cui un dipendente da solo non possa completare l'attività.
Sviluppa un metodo di comunicazione che spiega il lavoro assegnato, le qualifiche e le aspettative necessarie. Questo è il passo più importante nell'assegnazione delle mansioni, quindi la tua comunicazione deve essere chiara e deve affrontare ogni elemento del lavoro. I risultati attesi e le aspettative sul lavoro fanno parte degli standard di prestazione. Gli standard di prestazione sono misurazioni che utilizzi per le valutazioni delle prestazioni. Uno standard di prestazioni di esempio per il lavoro assegnato potrebbe essere "Utilizzare Microsoft Access per immettere 100 record di vendite a settimana con almeno il 98% di precisione." Utilizzando questo esempio, stai assegnando una nuova attività e stabilendo uno standard di prestazioni da incorporare nella valutazione delle prestazioni del dipendente.
Discutere il nuovo incarico con il dipendente. Siate pronti a rispondere a domande su come eseguire l'attività, le scadenze e a chi il dipendente deve indirizzare eventuali domande sul compito. Questo fa parte del tuo metodo di comunicazione. Devi essere in grado di spiegare completamente il compito, perché è importante per l'organizzazione, quali competenze sono necessarie e in che modo il dipendente trae beneficio dall'assumere il nuovo compito. I dipendenti interessati allo sviluppo della carriera o al miglioramento delle competenze sono interessati ad apprendere in che modo traggono beneficio dall'accettare nuove responsabilità.
