I manuali delle procedure forniscono istruzioni e indicazioni per l'attività quotidiana di un'impresa commerciale. I manuali delle procedure sono essenziali per garantire coerenza e qualità nei prodotti e nei servizi. Ogni interesse commerciale da parte dell'imprenditore singolo a piccole imprese o grandi aziende dovrebbe avere un manuale di procedure per ogni membro dello staff come parte della descrizione del lavoro scritto. I manuali delle procedure forniscono anche una risposta scritta per contingenze o soluzioni per problemi comuni. Le soluzioni assicurano che i problemi comuni abbiano la stessa risposta ogni volta.
Soluzioni e istruzioni specifiche
I manuali delle procedure relativi ai requisiti di rendimento del lavoro di un membro dello staff assicurano che se e quando un nuovo membro del personale viene assunto, le prestazioni lavorative saranno esattamente le stesse. Quando i membri del personale sono assenti a causa di malattia o ferie il dipendente che assume la posizione sarà in grado di eseguire secondo la politica, utilizzando il manuale delle procedure.
Riferimento rapido
I manuali delle procedure forniscono un riferimento rapido in caso di domande o problemi. Lo sviluppo di un manuale delle procedure per ciascuna posizione, prodotto o servizio, fornisce la necessaria coerenza e prende il posto del passaparola, che è costantemente inaffidabile. Le revisioni del manuale delle procedure vengono generalmente eseguite ogni volta che una nuova posizione, prodotto o servizio viene introdotto nell'organizzazione. Ogni manuale di procedure include un sommario, un glossario di termini e copie di moduli usati nell'esecuzione di un compito.
Creazione di un manuale di procedure
Senza soluzioni documentate, istruzioni e indicazioni non ci sarebbe uniformità negli affari. La migliore presentazione per un manuale di procedure è un raccoglitore, di solito uno con tre anelli. I manuali delle procedure tendono a contenere almeno 100 pagine. Le illustrazioni per il manuale possono essere create con una fotocamera digitale. I manager aziendali determinano le informazioni da includere nel manuale delle procedure sviluppando una bozza e richiedendo input da ciascuna persona nel dipartimento che il manuale delle procedure avrà effetto. I dipendenti di dipartimenti specifici sono a conoscenza di problemi e problemi che si verificano comunemente in quel dipartimento.
Consigli degli esperti
I manager che creano un manuale delle procedure si rivolgono anche agli esperti che hanno una comprovata esperienza nella fornitura di soluzioni e nello sviluppo di procedure e politiche. Un team di professionisti, ciascuno con un compito specifico, documenta per iscritto le politiche e le procedure dell'organizzazione aziendale per il manuale. Ogni procedura nel manuale delle procedure dovrebbe essere elaborata prima di essere inclusa nel manuale delle procedure. Lavorare attraverso ogni procedura consente al team di vedere quanto sarà efficace la soluzione proposta.
Grafica in un manuale di procedure
Le foto sono incluse nei manuali delle procedure, specialmente se sono richiesti più passaggi per eseguire un'attività. Le persone rispondono spesso meglio alle istruzioni scritte o alle indicazioni supportate da immagini o illustrazioni.
