Una delle forme comuni di comunicazione nel mondo degli affari e della scienza è la scrittura di relazioni. Scrivere relazioni commerciali e tecniche richiede capacità di scrittura e organizzative, capacità di ricerca e la capacità di interpretare i dati e presentarli in un modo che gli esperti possano apprezzare, anche se un laico può capire. Le relazioni commerciali e tecniche hanno molti degli stessi elementi, pertanto la principale differenza tra report aziendali e rapporti tecnici è generalmente l'argomento.
Determina il tuo pubblico e il modo in cui le tue informazioni commerciali e tecniche saranno diffuse. Sia che tu stia scrivendo per un gruppo di esperti o condividendo la tua esperienza aziendale con un gruppo di studenti, conoscere il tuo pubblico ti aiuterà a costruire un rapporto informativo e ben accolto. Decidi se il tuo rapporto è semplicemente una forma scritta di comunicazione o una presentazione multimediale. Se si utilizza la tecnologia che avvantaggia la presentazione, incorporare grafici, diapositive, video o altri modi per illustrare alcuni dei punti del report.
Condurre ricerche su tipi di rapporti commerciali e relazioni tecniche. Esamina report e modelli di esempio per familiarizzare con il tipo di informazioni che ci si aspetta dalla tua comunicazione aziendale.
Descrivi il tuo argomento e includi argomenti secondari per assistere nel processo di ricerca. Preparare una struttura per mantenere l'attenzione su ciascuna sezione e aiutarvi ad evitare meandri, che possono produrre una presentazione disorganizzata. Tipici rapporti commerciali o tecnici includono le seguenti sezioni: introduzione; qualifiche e background degli argomenti; dati di ricerca; conclusioni; e considerazioni future.
Disegna la prima parte sostanziale della tua attività o del rapporto tecnico. Inizia con la descrizione delle tue qualifiche, interessi e motivi per cui le tue informazioni sono preziose. Spiega in che modo il tuo pubblico può utilizzare le tue informazioni o come interpretare i tuoi dati. Non stai dicendo al tuo pubblico come percepire le tue scoperte o come formulare opinioni sulla tua segnalazione. Invece, il tuo rapporto dovrebbe iniziare con il contesto delle tue informazioni. Ad esempio, se stai scrivendo sulle tendenze del posto di lavoro relative al telelavoro, spiega come le aziende possono utilizzare le tue scoperte per formulare accordi di telelavoro.
Assemblare risultati e dati di ricerca. Organizzare la tua ricerca è estremamente importante perché il tuo pubblico metterà in dubbio la tua esperienza se presenti risultati inattendibili, obsoleti o non validi. Assicurati che i tuoi dati siano particolarmente rilevanti per il tuo argomento e ristrutturali in modo comprensibile.A meno che il tuo pubblico non sia composto solo da esperti con una profonda conoscenza del gergo tecnico e commerciale, mantieni la tua ricerca semplice. Sostituisci il gergo con termini familiari al laico e riassumi la tua ricerca in modo coinvolgente.
Preparare una discussione dei risultati, comprese le conclusioni e i modi suggeriti per incorporare la relazione nei processi aziendali o tecnici. Senza essere disgiunti, articola le tue scoperte in modo innovativo e creativo. Le relazioni commerciali e tecniche a volte hanno una reputazione per essere seri e prudenti. Puoi ispirare l'uso creativo del tuo rapporto mostrando i dati che il pubblico lungimirante può utilizzare.
Assemblare le sezioni del documento in ordine logico. Scrivi una breve introduzione dopo aver completato ogni sezione: spesso è più facile comporre un'introduzione una volta che hai la possibilità di rivedere la bozza complessiva. La tua introduzione dovrebbe essere concisa: lo scopo della tua presentazione è semplicemente quello di fornire al tuo pubblico uno sguardo sul tuo argomento di business o di relazione tecnica.
Concediti il tempo per perfezionare e modificare il tuo rapporto. È una buona idea mettere da parte la relazione e riprenderla un giorno o due dopo con un nuovo paio di occhi. Se possibile, chiedi a un collega di rivedere la bozza. Incorporare tutti i suggerimenti che ritieni di aggiungere alla credibilità e all'usabilità delle tue informazioni.
