Dirigere un incontro non è sempre facile. Le persone sono famose per antipatia per le riunioni, saltandole e non prestando attenzione quando partecipano. Se devi dirigere una riunione, l'implementazione di diverse misure di buon senso garantirà la conclusione tra i partecipanti che la tua riunione è stata utile e ha portato efficacemente.
Rivelare la data e l'ora della riunione con largo anticipo in modo che i partecipanti possano mantenere i loro programmi chiari. Inoltre, invia un promemoria via email il giorno prima. Infine, un annuncio sull'interfono 15 minuti prima è utile. Questo minimizza la probabilità che qualcuno si dimentichi di partecipare.
Inizia in tempo. Questo dimostra rispetto per le persone puntuali. Riconoscere i ritardatari con un cenno del capo, se non del tutto. Non è necessario menzionare il ritardo durante l'incontro.
Organizza la tua tecnologia in anticipo e assicurati che tutto funzioni correttamente. Non c'è niente di peggio per i partecipanti che vederti lottare con il tuo collegamento portatile per 15 minuti.
Avere un ordine del giorno, tenerlo il più corto possibile e attenersi ad esso. Invia un'e-mail all'agenda in anticipo in modo che i partecipanti possano pensarci. Nel corso dell'incontro, se qualcuno si allontana dall'agenda, dì: "Pensiamo a mettere quell'agenda all'ordine del giorno per il nostro prossimo incontro".
Assicurati che lo scopo del tuo incontro sia molto chiaro. L'agenda dovrebbe aiutare con questo, ma è necessario chiarire ulteriormente. Assicurati che sia compreso se il tuo scopo è risolvere un problema, discutere le opzioni o condurre una formazione. Assicurati che tutti sappiano esattamente perché sono presenti.
Ricorda che le persone imparano in modi diversi. Usa una varietà di media - visivi, uditivi, anche attività fisiche - per trasmettere i tuoi punti.
Chiedete alle persone di annotare eventuali idee aggiuntive che hanno relative all'argomento e di lasciarle in una pila mentre escono alla fine della riunione. Successivamente, fornire a ciascun partecipante una copia cartacea dei verbali della riunione o inviare una e-mail.
Suggerimenti
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Se la riunione durerà più di 30 minuti, prendi in considerazione l'idea di mettere dei cioccolatini sui tavoli per i partecipanti.
avvertimento
Evitare di uscire dal tema. Questo è uno dei principali motivi per cui le persone sentono che le riunioni sono una perdita di tempo.
