Quando si tiene una riunione annuale di pianificazione strategica, la preparazione spesso oscura il vero scopo dell'incontro. Parte della preparazione include la creazione dell'agenda, l'invito ai partecipanti, l'invio dell'agenda e la preparazione del luogo. Tuttavia, se l'incontro in sé non è adatto al brainstorming, al processo decisionale e alla creazione di piani, potrebbe non produrre l'innovazione e l'eccellenza strategica che si desidera. Mentre la sede e l'organizzazione sono importanti, è la qualità della comunicazione faccia a faccia che produce risultati.
Determinare gli obiettivi della riunione
Le strategie normalmente coprono l'espansione dell'azienda, il marketing, le linee di prodotti, la concorrenza e l'impegno finanziario. Gli incontri di pianificazione strategica che semplicemente riprendono il vecchio piano strategico con il gruppo di gestione non esaminano il piano per possibili miglioramenti. Se il tuo obiettivo è perfezionare la tua strategia per il prossimo anno, inizia l'incontro con un'analisi SWOT della strategia attuale. Se conduci l'incontro, preparati con un elenco di problemi e domande progettati per incoraggiare la discussione. Porta articoli, white paper e presentazioni video per stimolare il pensiero creativo. Sfida i partecipanti a sollevare argomenti scomodi. I dirigenti spesso non vogliono essere il piolo che si alza, per paura di essere abbattuto.
Crea il tuo elenco di problemi per ulteriori discussioni
Una stimolante analisi SWOT del piano strategico dell'anno scorso e ciò che ha prodotto dovrebbe comportare più punti di discussione e risoluzione. L'uso di una lavagna per elencare domande o problemi non appena si presentano consente di mantenere la discussione organizzata e in linea. Come leader, continua a sfidare e fare domande. Una discussione coinvolta è esattamente ciò che desideri, ma mantieni il controllo della discussione e cerca di guidarla verso una soluzione e una decisione. Le sessioni interattive possono produrre soluzioni innovative, quindi assegna i partecipanti alle sessioni di approfondimento che trattano i singoli argomenti chiave e chiedi loro di riportare conclusioni o nuove idee al termine della riunione.
Rivedi le decisioni e conferma
Uno dei motivi per organizzare riunioni di pianificazione strategica per due o più giorni consecutivi è dare ai partecipanti il tempo di elaborare le idee sollevate. Ciò che sembra una buona idea potrebbe rivelarsi un errore dopo una notte di sonno. Dopo aver discusso a fondo il vecchio piano strategico e formulato nuove idee, rivedi ogni punto o decisione e vota. La votazione impegna i dirigenti presenti a sostenere le decisioni. Se c'è un disaccordo su un punto, considera ulteriori discussioni su come modificarlo in modo che tutti possano essere d'accordo.
Implementazione e follow-up
Naturalmente, l'implementazione e il follow-up fanno la differenza tra un meeting riuscito e un fallimento. È facile per i manager mantenere lo status quo quando tornano ai loro dipartimenti, che è necessario assegnare in modo aggressivo le responsabilità per l'implementazione. In qualità di leader, è tua responsabilità seguirti per assicurarti che i gestori stiano compiendo pienamente le strategie e i cambiamenti sviluppati nella tua riunione di pianificazione strategica. Stabilire benchmark e analisi dei progressi per valutare in che modo il piano strategico sta apportando benefici all'organizzazione e se deve essere rivisto.
