Come impostare una riunione di bilancio

Le riunioni di bilancio sono importanti perché ti consentono di presentare al tuo capo o ai superiori il tuo progetto in termini di budget. Nell'incontro puoi discutere eventuali aumenti o riduzioni del budget assegnato e suggerire modi per ridurre i costi per mantenere il budget in carreggiata. Le riunioni di bilancio ti consentono inoltre di far valere il tuo caso per ulteriori finanziamenti per il tuo progetto o il tuo lavoro. Le riunioni di budget complessive determinano il modo in cui un dipartimento o la società stanno operando economicamente e stabiliscono obiettivi e limiti per il controllo del denaro e la redditività. È relativamente facile organizzare una riunione di bilancio.

Articoli di cui avrai bisogno

Conferenza o sala riunioni
Servizio di posta elettronica

Determina chi dovrebbe partecipare alla riunione del budget. In genere, è necessario invitare il CFO della propria azienda, il vicepresidente della finanza o altra persona nel team di gestione aziendale responsabile delle finanze. Se lavori per una società più grande, invita la persona nel tuo ufficio a gestire i soldi, come un controllore o il responsabile del reparto contabilità. Dovresti anche invitare il tuo capo, il project manager e qualsiasi altro membro dello staff senior collegato al tuo progetto o dipartimento.

Controlla gli orari di tutti coloro che inviti alla riunione. Cerca le aperture comuni quando tutti sono in città e in ufficio. Alcuni strumenti di Office, come Microsoft Outlook, ti consentono di visualizzare orari e disponibilità di altri colleghi di lavoro.Se non riesci ad accedere agli orari di tutti, chiedi ai loro assistenti o agli individui stessi quale sarà la loro prossima disponibilità.

Scegli una durata per la riunione, ad esempio 30 o 60 minuti. Consenti tempo sufficiente per presentare le informazioni sul budget e lasciare spazio per domande e tempi di discussione. Se pensi che ci vorrà un'ora per presentare le informazioni sul budget, scegli una durata di 90 minuti per consentire un tempo extra.

Scegli un giorno e un'ora per l'incontro in base a quando tutti sono disponibili e la durata della riunione. Se la tua riunione durerà 90 minuti, scegli la prima fascia oraria di 90 minuti quando tutti sono disponibili.

Inviare una notifica di richiesta di riunione via e-mail e chiedere che tutti i destinatari rispondano per indicare se accettano la richiesta di riunione o non sono in grado di farlo. Oppure, impostare l'incontro alla vecchia maniera prenotandolo di persona o tramite l'assistente del partecipante. Quando richiedi l'incontro di persona o per e-mail, fornisci brevemente una panoramica di alto livello dell'agenda della riunione: tagli al budget, rapporti finanziari, stato del budget e così via.

Ripianificare la riunione se le persone che hanno bisogno di essere presenti non possono partecipare. Scegli la prossima casella disponibile quando supervisori finanziari e altre persone necessarie sono disponibili per la durata pianificata della riunione.

Ricorda a tutti i partecipanti la riunione imminente quella settimana o quella mattina. Se hai inviato la richiesta di riunione via email, il software potrebbe automaticamente ricordare ai partecipanti una notifica elettronica.