La fiducia è difficile da guadagnare e mantenere nei rapporti commerciali. A volte qualcosa di apparentemente piccolo come incomprensione o scortesia percepita nella comunicazione aziendale può distruggere un rapporto di lavoro. Nella comunicazione d'impresa, le buone maniere possono significare la differenza tra un profitto e una perdita. Imparare ad essere cortesi ed educati in ogni momento può far risparmiare energia sprecata sul lavoro preoccupandosi di quando si è incappati in galateo e cortesia (vedi Riferimenti 4).
Telefono
Assicurati che quando non riesci a rispondere al telefono che il tuo messaggio registrato sia sincero ed educato. Spesso è nel tono della voce che può mostrare cortesia. Scusarsi per non essere disponibile quando il tuo interlocutore ha bisogno di parlarti è uno spettacolo di cortesia. Affermare quando tornerai è un'altra cortesia. Più importante, restituire un messaggio tempestivamente non è solo cortese ma professionale. Quando rispondi al telefono, sorridi. Mostrerà nella tua voce. Ascolta completamente ciò che il tuo interlocutore ha da dire prima di iniziare a parlare. Assicurati di chiedere il permesso prima di mettere il chiamante in attesa e attendere che il chiamante dica che è okay. Non riagganciare mai senza dire addio o avvisare che stai terminando la chiamata, anche se il chiamante è maleducato.
Le e-mail fanno molta strada nelle comunicazioni aziendali. Durano anche molto tempo. Possono diventare record permanenti delle tue parole. Con questa conoscenza, assicurati che quando stai preparando un'email, la leggi ad alta voce o la rivedi in altro modo per assicurarti di non solo capire il tuo significato, ma di farlo in modo cortese. Inizia le tue e-mail con un saluto professionale che saluta il tuo ricevitore o gruppo di destinatari per nome (vedi Riferimenti 3). Tieni presente che questa email non è una nota casuale tra amici. Usa frasi complete e buona grammatica. Non scrivere mai un'e-mail quando si è arrabbiati o in vena di sfogarsi, poiché è probabile che un'e-mail inviata in queste condizioni manchi le cortesie che potrebbero rendere più efficace la comunicazione (vedere Riferimenti 2).
Lettere
Spesso, è accettabile inviare una lettera per trasmettere una comunicazione commerciale. Come con un'e-mail, assicurati di avere la correzione delle lettere per l'ortografia e il formato e la grammatica controllata per la correttezza. Dì grazie quando e dove necessario. Assicurati di chiudere la tua lettera con un apprezzamento per il tempo previsto dal ricevitore che legge la tua comunicazione.
Faccia a faccia
Spesso la forma più difficile di comunicazione aziendale viene consegnata faccia a faccia. È buona prassi rivedere di fronte a uno specchio ciò che pensi di dire. Questo ti darà una buona idea di come le tue espressioni facciali cambiano con il tuo messaggio. Quando si visita un altro paese per lavoro, non è educato forzare la propria cultura su coloro con cui si è lì per fare affari (vedere Riferimenti 1). Comprendere le differenze culturali può aiutarti a essere cortese quando comunichi con persone provenienti da paesi in cui le cortesie faccia a faccia vengono visualizzate in modo diverso da come potresti essere abituato.
Bacheche
Gli annunci pubblicati sulle bacheche sono comuni in molti luoghi di lavoro. Questa pratica può a volte risultare in visualizzazioni di comunicazione rozze o rozze. Quando sei incaricato di consegnare un messaggio a tutti in una volta, dovresti sforzarti di essere cortese con tutti. L'uso di slang o di frasi non comuni può offendere e sminuire il tuo intento. Assicurati che l'annuncio del bollettino o la newsletter siano scritti con tutta la considerazione prestata ad altre comunicazioni aziendali professionali.
