Segnala la scrittura in una competenza essenziale a tutti i livelli di business. La stesura di report chiari e concisi è un'abilità chiave per una comunicazione aziendale efficace. Un rapporto efficace e ben scritto può favorire le vendite, creare team più coesi e più efficienti, snellire i processi e migliorare le operazioni finanziarie. I report possono avvisare il management delle opportunità di crescita del business, identificare le aree in cui è possibile realizzare una maggiore efficienza e stabilire procedure aziendali coerenti. Poiché è essenziale per il funzionamento della maggior parte delle aziende, la scrittura di report è considerata una delle forme più importanti di comunicazione aziendale.
considerazioni
La scrittura di relazioni, poiché è una parte così importante della comunicazione aziendale, deve essere ben pianificata. Considerazioni importanti includono la conoscenza del pubblico per il quale viene redatto il report, i motivi per scrivere il report, lo scopo finale per il quale il report è destinato e lo staff specifico necessario per fornire informazioni essenziali per il completamento del report. È fondamentale determinare il numero di risorse aziendali che andranno alla stesura del report e confrontare il valore di queste risorse con il rendimento netto atteso dalla creazione del report. Se sono necessarie molte risorse preziose per scrivere un rapporto, ma il rapporto produrrà solo un piccolo vantaggio, allora non è un progetto efficace. Una forma di comunicazione aziendale meno dispendiosa in termini di tempo, come un memorandum, può essere ciò che è necessario.
Pianificazione
Una volta che tutte le considerazioni sono state esaminate e documentate, lo scrittore del report - o il capo del progetto se diversi scrittori stanno creando il report - costruisce un piano. La pianificazione è essenziale per una comunicazione aziendale efficace, in nessun posto più che nella redazione di relazioni. Un piano completo per la stesura di un rapporto include la tempistica per la creazione del rapporto, i materiali necessari, un elenco di tutti i contributori e tutti i materiali e le forniture collaterali necessari, come le illustrazioni.
Produzione
La produzione è il principale passo in tutti i progetti di comunicazione aziendale. Nella redazione dei report, la produzione può richiedere un minimo di un giorno o di diversi mesi, a seconda dello scopo del progetto. È importante consultare periodicamente il piano durante i lunghi progetti di scrittura dei report per garantire che il progetto sia in linea con il completamento tempestivo.
Revisione
Un report viene normalmente rivisto almeno dallo scrittore prima che venga consegnato ai destinatari finali. Sono necessarie una buona grammatica e uno stile per tutte le comunicazioni aziendali, pertanto la revisione dovrebbe includere, come minimo, una revisione dell'ortografia e della punteggiatura. Se il tempo lo consente, dovrebbe essere eseguita una revisione più ampia del contenuto. Se possibile, il correttore di bozze dovrebbe essere qualcuno che sta rivedendo il materiale; Gli "occhi nuovi" sono adatti a individuare errori di battitura o problemi grammaticali che qualcuno che è stato strettamente coinvolto nella creazione del rapporto potrebbe non prendere.
Consegna
La presentazione di un rapporto può assumere diverse forme: un rapporto può essere presentato come una presentazione e una discussione, stampato e inviato per posta elettronica in tutto ai destinatari o diviso in diverse sezioni e consegnato in diverse settimane a destinatari diversi. Può essere presentata una versione più corta di un rapporto lungo, mentre la versione completa viene fornita in stampa. I metodi di consegna sono dettati dalla lunghezza del rapporto, dalla disponibilità dello scrittore per presentare i risultati e dalle posizioni geografiche dei destinatari.
