Ogni scelta presa durante la gestione di un'impresa può influire sui profitti, ma a volte il cambiamento è forzato dalle imprese e le decisioni riguardano il tentativo di trarre il meglio da una brutta situazione. In questi casi, il pragmatico imprenditore cerca di vedere quali conseguenze possono svilupparsi e in che modo le diverse reazioni possono alterare il risultato. Per fare ciò, usano l'analisi dell'impatto.
Che cos'è l'analisi dell'impatto?
L'analisi di impatto è il proverbiale "guarda prima di saltare", il "cosa succede se" che ferma una mossa priva di senso che può venire da reazioni istintive a cambiare.
Se alcuni aspetti della tua attività sono interrotti, quali sono le conseguenze? In che modo influenzerà la tua squadra, il tuo budget, i tuoi profitti, le tue perdite e il tuo futuro? Un'analisi dell'impatto è un modo formale di raccogliere dati e supporre a sostegno dei pro e dei contro in qualsiasi cambiamento o interruzione della tua attività. Una buona analisi dell'impatto ti aiuterà a identificare strategie di recupero, metodi di prevenzione o mezzi per mitigare gli impatti sul business.
Le interruzioni possono presentarsi in molte forme, dall'alluvione dopo un uragano fino a qualcosa di più semplice, come un negozio di fiducia per fornitori. Se l'interruzione è grande o piccola, tutto ha un impatto. Tuttavia, tradizionalmente, l'analisi dell'impatto è stata considerata come "gestione della continuità operativa", un passaggio obbligato nel disaster recovery, in cui si avvertono impatti più significativi.
Perché è necessario fare una valutazione dell'impatto aziendale
L'analisi di impatto viene solitamente completata quando si verifica un impatto negativo o una difficoltà da affrontare e si riscontrano risoluzioni, spesso in caso di calamità o altri imprevisti improvvisi e imprevedibili. Recuperare da questi problemi può spesso essere compiuto in diversi modi, ma se non si conosce l'intera portata delle conseguenze, potrebbe non esserci una buona base su cui fare delle risoluzioni. L'analisi ha lo scopo di cambiare le probabilità fornendo una migliore comprensione generale prima di agire.
Spesso, un cambiamento imprevisto è forzato su un'azienda, il che significa che non c'è stata preparazione per questo. Forse le leggi civiche cambiano per quanto riguarda gli orari di lavoro o la suddivisione in zone del traffico. Forse è necessario un cambio di posizione dopo un inaspettato, drammatico aumento del noleggio o un enorme disastro idraulico dispiegato. Forse la catena di approvvigionamento è stata interrotta.
In tutti questi casi, l'analisi dell'impatto può aiutare la direzione a comprendere i veri costi della situazione in cui si trovano e come andare avanti.
È fantastico che l'analisi dell'impatto sia di aiuto in queste situazioni, ma è uno strumento così utile che non dovrebbe essere relegato al solo utilizzo in situazioni di emergenza. Ogni volta che qualsiasi cambiamento importante si trova prima di un'impresa, l'analisi dell'impatto può aiutare a dare chiarezza prima di prendere decisioni di impatto.
In definitiva, perché è necessario valutare l'impatto sul business si riduce alla realtà che gli impatti raramente si sentono solo sulla linea di fondo. Influenzano la marca, la fiducia, la lealtà, la reputazione e altri aspetti che non sono in bianco e nero, che possono avere conseguenze di lunga data.
Che cosa cercare in un'analisi di impatto
La valutazione dell'impatto sarebbe più facile se si trattasse solo di denaro, ma c'è molto da fare sul cambiamento e sul disaster recovery con la vostra azienda.
Mentre un'analisi dell'impatto aziendale dovrebbe essere piuttosto completa, è importante non esagerare e creare una pletora di categorie di valutazione. Troppi dati diffusi troppo sottili possono intorbidire le acque.
Invece, fai una panoramica che divide l'impatto tra effetti "quantitativi" e "qualitativi". Quantitativo è tutto ciò che influenza profitti e perdite da una prospettiva di soldi in / money out. Pertanto, ciò includerebbe la perdita di entrate, l'aumento delle spese operative e eventuali sanzioni, ammende o sanzioni subite a seguito dell'impatto. La valutazione qualitativa riguarda più il resto - come influisce sul cliente, come cambia il sentiment per il marchio, qualsiasi danno o credito alla reputazione dell'azienda e anche se le fatture possono essere pagate tempestivamente per mantenere una buona reputazione con i fornitori.
Ci saranno categorie ovvie che dovrebbero includere quasi tutte le valutazioni d'impatto, come gli aumenti delle spese operative, le perdite di reddito e il danno alla marca o alla reputazione. Ma altre aree studiate dovrebbero riflettere la missione principale dell'azienda.
Ad esempio, supponiamo che sia uno studio medico che ha subito un'alluvione. Forse l'ufficio potrebbe rimanere aperto nonostante i danni, ma se causerà inquinamento particellare nell'aria o compromettere il calore o il comfort dell'area di attesa, è importante considerare la sicurezza e la sicurezza per i pazienti. Anche questo è un impatto. Ma chiudere per troppo tempo e ritardare i servizi potrebbe essere pericoloso per alcuni clienti - ma questo fattore cambierebbe di impatto durante, per esempio, i mesi estivi in cui molti pazienti sono in vacanza rispetto a novembre quando tutti tornano al lavoro e a scuola come la stagione influenzale infuria.
I parametri di analisi dell'impatto variano notevolmente a seconda del tipo di business coinvolto, quindi è importante capire quali fattori esterni possono influenzare il modo in cui il tuo business specifico prospera o fallisce. Sapendo questo, scegli tre o quattro categorie per ogni valutazione d'impatto quantitativa e qualitativa e fai le note dettagliate di conseguenza. In tal modo, assicurati di utilizzare i dati attuali o recenti e di collaborare con altri dirigenti o personale per le loro osservazioni o intuizioni, in quanto il loro contributo può essere prezioso per la tua strategia.
Tre categorie principali di impatto
Se subisci un impatto sul business, sarà probabilmente da una delle tre categorie:
- Una è una perdita che interessa un edificio o un negozio, che potrebbe essere causata da incendi, disastri, danni causati dall'acqua e altre situazioni che causano danni sufficienti per l'interruzione dell'attività.
- Due sono interruzioni dei dati e della tecnologia in cui hai perso i sistemi informatici, oppure hai avuto gravi guasti alla tecnologia o ai macchinari che ti aiutano a svolgere le tue attività quotidiane.
- Tre sono una perdita di personale e altre risorse che potrebbero essere causate, ad esempio, da una malattia diffusa o dall'effetto di uno sciopero di transito in corso.
Effettuare valutazioni di impatto non emergenti
A volte, condurre analisi di impatto post-disastro è come imparare a nuotare dopo essere caduto da una barca: non è l'ideale.
Esecuzione di valutazioni d'impatto prima che accadano disastri è una specie di guida sicura, in cui si dovrebbe sempre essere consapevoli di ciò che l'autista due macchine davanti a voi sta facendo, non solo quello davanti a voi. Ti prepara, quindi sei pronto ad agire se le cose accadono.
Comprendere cose come il costo e l'impatto di eventuali interruzioni, come alluvioni e sconvolgimenti della catena logistica, ti consente di creare piani di emergenza in modo da poter volare in azione invece di capire dove ti trovi. Per le aziende più grandi, l'analisi preventiva degli impatti può salvare la giornata se le cose vanno di lato lungo la strada. Istanze come inondazioni, tempeste di ghiaccio e problemi con i fornitori possono essere pianificate in anticipo e l'analisi dell'impatto può essere d'aiuto.
Spesso, gli impatti accadono con qualche avvertimento. Forse un fornitore si è lasciato sfuggire che potrebbe non essere in grado di fornirti una determinata marca di prodotti o un tipo di servizio da cui sei diventato dipendente. Eseguendo una valutazione dell'impatto aziendale, potresti essere in grado di stabilire quali azioni sono l'ideale se questo cambiamento si verificasse. Forse ti rendi conto che non puoi accettare detto cambiamento, in modo da poter trovare un nuovo fornitore e possibilmente negoziare con loro. Forse scopri che il tuo fornitore di fiducia sta trovando un'alternativa, quindi puoi valutare se questo funzionerà per te e per i tuoi clienti.
Navigazione delle valutazioni di impatto di emergenza
Gli impatti sono una minaccia per la tua azienda e avere piani di preparazione delle minacce è parte dell'essere un proprietario di smart business. Ma cosa succede se è quello che chiamano un "evento cigno nero" - qualcosa che non puoi prevedere, che è completamente imprevedibile e inaspettato? Come raccogli i pezzi e capisci cosa è veramente in gioco?
Al di là degli eventi del cigno nero, le altre opzioni sono che stai affrontando una crisi conosciuta e preparata, oppure è qualcosa di noto ma non preparato.
In ogni caso, dovrai andare in azione. Avrai bisogno di persone dalla mente ferma al timone in modo da poter capire cosa fare dopo.
Tutte queste situazioni indicano che il tempo è fondamentale e che è necessario intervenire per contenere la perdita di reddito e impedire che le interruzioni dell'attività siano più lunghe del necessario. Avendo a disposizione sistemi per il backup dei dati fuori sede per mantenere l'accesso a cose come fornitori, personale e altri contatti di cui avrete bisogno durante il recupero degli impatti, potreste essere operativi in modo considerevolmente più rapido.
In situazioni terribili, alcuni esperti lo fanno per vivere. Contattare una società di gestione delle crisi aziendali può aiutarti a superare lo shock iniziale e formulare un piano d'azione più rapido per effettuare il triage. Potrebbe essere costoso, ma dovrai valutarlo in base ai costi aggiuntivi che potrebbero subire se ti ritroverai a cercare di capire dove iniziare da solo.
Analisi dell'impatto: un caso di studio
Ecco un esempio di una situazione non emergente che beneficia di un'analisi dell'impatto prima di reagire alle cattive notizie.
Immagina di gestire una caffetteria in un angolo occupato. La notizia è che le autorità di transito regionali hanno approvato una nuova linea di autobus che corre parallela al fronte del tuo negozio. Il piano di costruzione fuori terra afferma che i lavori possono essere in corso in vari gradi per due anni. Significa che ci sarà una barriera metallica su entrambi i lati della strada per gran parte di quel tempo, bloccando il traffico su strada per oltre un miglio. Qua e là, i pedoni saranno in grado di attraversare, ma non le auto; ma anche i pedoni lotteranno. Si prevede che l'intera area subirà una perdita di attività e molti dei tuoi colleghi stanno pensando di trasferirsi.
Quindi il dilemma è, rimani o vai? Se rimani, tra due anni avrai una vetrina privilegiata con probabilmente più affari di quanti ne hai mai avuti prima, in quanto sarà un hub di transito. La fermata sarà proprio lì, e un nuovo supermercato di destinazione avrà terminato la costruzione dall'altra parte della strada. Ma nel frattempo, affronterai una drammatica perdita di affari. Niente più persone in attesa che si fermano per un caffè e pochissime persone che vanno oltre la barriera. In che misura la tua azienda soffrirà?
D'altra parte, lo spostamento sarebbe costoso. Avresti bisogno di fare un'analisi della posizione, ottenere permessi e persino nuovi biglietti da visita e carta intestata. Si perderebbe una clientela a lungo termine che si affida a voi per convenienza o abitudine. Avresti bisogno di mercato in un nuovo quartiere. Ci sarebbero costi di costruzione. D'altra parte, stare dove sei vorrebbe dire tenere gente irriducibile - i tuoi clienti principali - e probabilmente ottenere il patrocinio da chi lavora sulla linea di autobus. Quando il lavoro si intensifica e il business rallenta in estate, puoi ristrutturare il negozio, dato che comunque gli affari sarebbero in perdita, e in due anni, avresti un nuovo aspetto appena in tempo per i nuovi clienti.
Qui, un'analisi d'impatto ti dà un'idea precisa di ciò che perdi rispetto a ciò che guadagni da entrambi gli scenari. Forse tu decidi che i guadagni derivanti dal trasloco non superano i costi per farlo e rimanere nel modo più sensato. Ora puoi formare una strategia. Negoziare con il padrone di casa per uno sconto di affitto per non partire durante la costruzione, oltre a cementare un buon affare su un leasing a lungo termine per la vita di linea post-bus. Forse ridurre le ore, tagliare il personale e adeguare il budget. Con un negozio meno frenetico, sarebbe il momento perfetto per fare più community di sensibilizzazione o iniziare quella serata open-mic a cui hai sempre pensato, permettendoti di piantare il seme per attività più diverse quando la costruzione terminerà.
L'analisi dell'impatto è una gestione intelligente
Mentre l'analisi dell'impatto può essere inizialmente nata dal recupero di emergenza, la realtà è che può essere utilizzato anche per prevenire decisioni disastrose. Le modifiche che stai intraprendendo portano a guadagni minimi, mentre costano soldi da implementare? Il tuo marchio e la tua reputazione ne risentiranno, contrastando eventuali risparmi finanziari che tali cambiamenti potrebbero avere?
Sfruttando l'opportunità di considerare con maggiore attenzione le conseguenze e i profitti derivanti dall'apportare modifiche alla tua attività o utilizzando l'analisi per mitigare gli impatti indesiderati, potresti scoprire benefici inattesi o evitare di aggravare una situazione già sfortunata. In entrambi i casi, l'analisi dell'impatto è solo un'altra arma intelligente nell'arsenale di qualsiasi imprenditore o manager ben preparato.
