Le informazioni personali annotate su un modulo compilato W-9 sono necessarie per l'elaborazione delle buste paga e la segnalazione dei pagamenti all'Internal Revenue Service. Come best practice, richiedi un W-9 completato sulla prima giornata di lavoro del tuo dipendente e invii una richiesta W-9 a qualsiasi nuovo appaltatore. Se un contraente non si conforma, inviare una lettera formale con una richiesta piacevole ma ferma per un modulo compilato.
Forma base W-9
Un modulo W-9 è un documento IRS che specifica il nome di un contribuente, l'indirizzo, la classificazione della tassa federale e il numero di previdenza sociale o il numero di identificazione del datore di lavoro. L'IRS non impone alle aziende di mantenere in archivio gli W-9. Tuttavia, le aziende sono tenute a raccogliere e riportare le informazioni personali elencate nel modulo per tutti i dipendenti e per gli appaltatori che pagano oltre $ 600 all'anno. Collezionare un W-9 è un modo conveniente per farlo. Per questo motivo, un'azienda deve avere un file W-9 in archivio per ogni dipendente e appaltatore.
Richiesta di un W-9
Per assicurarsi di raccogliere un W-9 da tutti i dipendenti, includere un modulo W-9 nella documentazione obbligatoria per il primo giorno per i nuovi assunti. Richiedere ai nuovi dipendenti di completare tutti i documenti in loco e restituirli a un rappresentante delle risorse umane entro la fine del primo giorno.
Quando si acquisisce un nuovo contraente o fornitore, allegare un modulo W-9 al contratto iniziale. In una lettera di richiesta W-9, chiedere al fornitore di completare e restituire il modulo il prima possibile. Considerare l'implementazione di una politica per pagare solo i fornitori con un W-9 valido su file e prendere nota di questa politica nella lettera di richiesta.
Seguito da
In caso di problemi nell'ottenere un W-9 completato da dipendenti o collaboratori, comunicare con tatto ma con fermezza che il W-9 è necessario prima di poter effettuare il pagamento. Spiega ai dipendenti che le informazioni sul modulo sono necessarie per elaborare le buste paga e rilasciare loro gli assegni. Se un fornitore non restituisce il W-9 entro una settimana o due, invia una seconda lettera di richiesta al follow up. Se hai una politica documentata, ricorda al venditore che non puoi pagarli senza il modulo in archivio. L'IRS richiede che tu faccia una richiesta formale per un W-9, quindi tieni una copia di questa lettera sul file.
No W-9
Se non si dispone di un W-9 per un fornitore alla fine dell'anno, è comunque necessario segnalare i pagamenti all'IRS. Completare e inviare un modulo 1099-MISC per l'appaltatore e lasciare vuoto il numero di previdenza sociale. L'IRS risponderà con un avviso che il numero è mancante, che è necessario inoltrare al contraente insieme a un avviso di ritenuta di riserva e un'altra copia di un W-9. Sei obbligato a trattenere le tasse dai pagamenti futuri a questo contraente - attualmente, il tasso di ritenuta alla fonte è del 28% - e il contraente incorrerà in una tassa di $ 50 dall'IRS.
