La struttura di un'organizzazione di procurement spazia da una singola persona con la responsabilità per l'acquisto a un grande dipartimento centralizzato o un'organizzazione decentralizzata con professionisti del procurement che lavorano in sedi separate o unità aziendali. Ottenere la giusta struttura è essenziale, perché gli appalti rappresentano in genere metà delle spese di un'organizzazione, secondo Reference for Business. Svolge anche un ruolo importante nella strategia competitiva di un'azienda.
Responsabilità di acquisto individuale
In una start-up o in una piccola impresa, una persona come il direttore finanziario può assumersi la responsabilità per gli appalti. In alternativa, i singoli membri del team di gestione, ad esempio il direttore di produzione, il responsabile dell'ufficio o il responsabile marketing, possono acquistare prodotti o servizi per soddisfare i propri requisiti dipartimentali. In questo scenario, la società non avrebbe una procedura di acquisto coerente e non avrebbe alcun potere d'acquisto per negoziare accordi migliori con un gruppo di fornitori frammentato.
Ufficio acquisti
Man mano che cresce, l'azienda può nominare un responsabile degli appalti con qualifiche professionali. La società può anche assumere uno o più commessi di acquisto se la scala degli acquisti aumenta. Il manager o il team si assumono la responsabilità di acquistare forniture per tutti i reparti, discutendo i loro requisiti, identificando i fornitori e processando gli ordini. Coordinando gli appalti, l'azienda può effettuare ordini più grandi con fornitori preferiti. Potrebbe essere in grado di negoziare tariffe più basse e imporre standard di qualità coerenti ai fornitori.
Struttura centralizzata degli acquisti
Le aziende con un numero di sedi, divisioni operative o unità operative hanno una scelta di strutture operative centralizzate o decentralizzate. Nel modello centralizzato, un singolo reparto acquisti si assume la responsabilità dell'acquisto per conto dell'azienda. Il reparto, che può essere composto da un direttore acquisti, manager e assistenti, impone politiche e procedure standard all'interno dell'organizzazione con l'obiettivo di ridurre i costi, aumentare l'efficienza degli acquisti e ottenere una qualità costante. Per migliorare il servizio in diversi luoghi, il dipartimento può nominare specialisti responsabili per l'acquisto di specifiche categorie di offerta.
Struttura degli appalti decentrata
Nel modello decentralizzato, la società delega l'autorità di acquisto a sedi e divisioni. I responsabili degli acquisti e gli assistenti acquistano forniture per esigenze locali, sebbene possano ricevere supporto da una piccola unità centrale. Mentre una struttura decentralizzata dà autonomia e riduce i colli di bottiglia, può portare all'acquisto di inefficienze, standard incoerenti e aumento dei costi complessivi di approvvigionamento.
Modello strategico di sourcing
Le aziende che necessitano di forniture essenziali come componenti di ingegneria critici o desiderano armonizzare la qualità tra una gamma di fornitori si sono spostate dalle pratiche di approvvigionamento tradizionali alle relazioni a lungo termine con i partner di fornitura strategici. I membri del team di approvvigionamento responsabile per l'approvvigionamento strategico si concentrano su forniture critiche, lasciando l'acquisto di forniture di materie prime ad altri membri del team. Il team di sourcing strategico stipula contratti di fornitura a lungo termine e collabora con i partner di fornitura per ridurre i costi, armonizzare i livelli di qualità e produzione e intraprendere progetti di sviluppo prodotto congiunti.
