Contabilità sarebbe facile se hai ridotto i rendiconti finanziari a poche righe: i soldi fatti questo mese, i soldi spesi, ecco quello che rimane e questo è il valore delle nostre risorse. Semplice, ma non terribilmente informativo. Mentre alcuni dei principi contabili sono complicati, la classificazione dei conti è fondamentale: creando diversi conti per diversi tipi di debiti, entrate e attività, la contabilità fornisce ulteriori informazioni sulla società. Ciò rende i registri e il rendiconto finanziario più utili per dirigenti, investitori e istituti di credito.
Registrazione in Contabilità
Nella contabilità, tutte le transazioni, dall'acquisto di carta per fotocopiatrici alla vendita di $ 1 milione di inventario, vengono inserite nel libro mastro della società. Il significato della registrazione in contabilità è che scrivere le transazioni mantiene le cose accurate. La direzione della società può vedere come sta andando la società e se sta guadagnando più di quanto spenda. Investitori e istituti di credito possono rivedere i libri e le dichiarazioni finanziarie e decidere se la società può essere attendibile con i loro soldi.
Il modo più semplice per registrare le transazioni è scriverle in un giornale contabile, regolando di conseguenza le diverse classificazioni degli account. Se, per esempio, un cliente che ti deve $ 500 paga la bolletta, ciò riguarda due classi, i crediti esigibili (ora $ 500 più piccoli) e i contanti (maggiori di $ 500). L'immissione di ogni singola transazione nel momento in cui avviene richiede tempo e aumenta la possibilità di errori. Con il software di contabilità, i contabili possono semplicemente registrare nel software quando la società riceve una fattura fornitore o gli stipendi escono. Il software quindi addebita o accredita automaticamente le classificazioni dell'account appropriate.
La classificazione dei conti rende la contabilità più complicata, ma anche più informativa e dettagliata. In un certo senso, rende la contabilità più semplice lungo la strada. Supponiamo che tu abbia acquistato una vasta libreria di software per computer della compagnia. Tutto il software è un bene fisso, immateriale. Quando richiedi un deprezzamento sulla perdita di valore del software dovuta all'età, tutto il software dovrebbe deprezzarsi all'incirca alla stessa velocità. Registrare tutti i programmi in una classificazione di asset rende semplice applicare l'ammortamento all'intera classe.
Classificazione dei conti
La classificazione dei conti aggrega le tue finanze in diverse categorie nei tuoi libri mastro e nei rendiconti finanziari. Rompe i tuoi record in diverse classificazioni generali.
- Conti cespiti: Questo elenco include la proprietà e le attrezzature dell'azienda, dalla terra alla liquidità, i brevetti e altro ancora.
- Conti di responsabilità: Questi includono denaro che la tua azienda deve ma non ha ancora pagato, come debiti, mutui, prestiti e altre fatture non pagate.
- Conti capitale o patrimonio netto: Questa è la quota di proprietà che il proprietario, il proprietario o gli azionisti hanno nel business. La quota sale e scende con il valore delle attività e l'ammontare del debito.
- Conti di prelievo: Questo copre il denaro prelevato dagli imprenditori per uso personale. Comprende l'account dei disegni in partnership e il conto dei dividendi nelle società.
- Conti delle entrate: Questi report e traccia i proventi delle vendite di beni o servizi. Includono anche le entrate non operative come i proventi da prestiti o investimenti.
- Conto spese: Questo include salari, affitto, salari, forniture e altre spese.
La classificazione dei conti può andare molto più in dettaglio. La classificazione degli asset, ad esempio, suddivide gli account delle risorse in diverse sottocategorie:
- Contanti: Ciò include denaro a portata di mano nei conti correnti, nei conti di deposito e nella piccola cassa della società.
- crediti: A meno che non si esegua la contabilità rigorosamente in contanti, si segnala denaro quando lo si guadagna, non quando lo si riceve. Supponiamo che tu venda un valore di inventario di $ 1.500 a un cliente, ma tu dai loro 30 giorni per pagare. Segnala $ 1.500 appena lo guadagni. È classificato come provento a conto economico e come credito (attività) in bilancio.
- Inventario: Questa categoria comprende i beni in vendita, i beni parzialmente completati e le materie prime.
- Attività fisse: Questa classificazione delle attività copre le cose acquistate che non possono essere facilmente trasformate per incassare il modo in cui l'inventario può farlo. Le attività sono detenute a lungo termine, a differenza, ad esempio, delle forniture per ufficio. Esempi di immobilizzazioni includono computer, automobili, mobili, edifici e terreni.
La classificazione separa anche le attività in categorie correnti e di lungo termine. Le attività correnti sono quelle che saranno esaurite nel prossimo anno. Le attività a lungo termine durano oltre i prossimi 12 mesi. I contabili inoltre classificano separatamente le attività materiali e immateriali. Le risorse materiali includono articoli fisici come camion, stampanti 3D e inventario. Le attività immateriali sono proprietà non fisiche come i brevetti, i diritti d'autore e la buona volontà dei clienti.
Classificazione e bilancio
Un altro significato della registrazione in contabilità è che i dati registrati nei registri diventano alla fine la base dei rendiconti finanziari. I tre rendiconti finanziari consolidano i registri finanziari di un'azienda in modi diversi e classificano i conti in modi diversi.
Il bilancio presenta tre grandi classi contabili: attività, passività e patrimonio netto del proprietario, che è ciò che rimane dopo aver sottratto le passività dalle attività. La classificazione dei conti di solito li divide ulteriormente, in voci come utili non distribuiti, crediti, passività a breve termine e passività a lungo termine. Non è necessario utilizzare tutte le possibili classificazioni degli attivi o la classificazione delle passività nel bilancio. Se, ad esempio, la tua azienda non ha mai avuto attività immateriali, non è necessario scrivere "Attività immateriali: $ 0" per segnalarlo. Confrontando le attività e le passività della società, il bilancio fornisce un'istantanea della salute finanziaria dell'azienda.
Il conto economico indica la redditività: quanto guadagna l'azienda ogni mese? Le classificazioni a conto economico comprendono i ricavi delle vendite, il costo dei beni venduti e le entrate non operative. Le entrate non operative possono essere suddivise in classi come interessi, rendita e entrate da dividendi. Annullare la classificazione delle entrate in questo modo distingue tra entrate generate dalla propria linea di business e ricavi ottenuti da buoni investimenti. Chiunque pensi di mettere del denaro nella tua azienda vuole sapere se i tuoi prodotti o servizi guadagnano, quindi aiuta a distinguere quel reddito da altre fonti.
Le aziende che registrano solo le transazioni in contanti non hanno bisogno di un rendiconto finanziario. Le aziende che utilizzano la contabilità per competenza ne hanno bisogno dal momento che il conto economico registra le vendite e gli acquisti, non i pagamenti in contanti. Tracciare quanti movimenti di cassa entrano ed escono dalla compagnia mostra se la compagnia ha abbastanza soldi a disposizione per effettuare pagamenti di prestiti o coprire i salari. Se il flusso di cassa è significativamente inferiore al reddito, è possibile che la società non stia facendo un buon lavoro raccogliendo crediti. Le classificazioni del flusso di cassa comprendono la liquidità derivante da investimenti, il denaro in cassa da operazioni e il denaro proveniente dal finanziamento.
La classificazione dei conti nei libri mastro aiuta il reparto contabilità a creare i rendiconti finanziari. Se la vendita e l'acquisto di beni sono stati registrati correttamente, è più facile vedere le classificazioni delle attività che è necessario riportare nel bilancio.
Il piano dei conti è una parte fondamentale della conversione dei libri contabili in bilanci. Il grafico è un elenco di tutti gli account utilizzati nella contabilità generale, identificando ciascun account in base al numero. Il tuo software di contabilità utilizza il grafico per identificare i conti come entrate, azioni ordinarie, contante e ammortamenti che devono essere inclusi nella composizione del bilancio.
Quando compili il grafico per i tuoi account, impostalo in modo da non doverlo modificare per diversi anni. Se, per esempio, non si possiede alcun edificio ma si prevede di acquistarne uno il prossimo anno, vale la pena includere quella classe di attività nel grafico. Non includere classi che non hai intenzione di utilizzare. Se la tua azienda fornisce servizi e non ha scorte, non ha senso inserire una classificazione di inventario nel grafico, ad esempio. Se hai account che includono solo piccole quantità, vedi se riesci a inserirli in altre classi di account. Ciò manterrà il grafico dall'essere troppo complicato.
