Registrare correttamente i verbali delle riunioni è un passaggio fondamentale che può essere trascurato. In alcuni casi, mantenere un registro dei verbali delle riunioni potrebbe essere un requisito legale. Che si tratti di un requisito legale o meno, è un buon modo per tenere tutti focalizzati e in linea dopo la riunione e fornire una registrazione storica delle attività dell'organizzazione.
Agenda delle riunioni
L'impostazione di un ordine del giorno consente di evitare che la riunione diventi disorganizzata e consente di scrivere uno schema preliminare per i minuti. Ciò consente di risparmiare tempo e rende più facile compilare gli spazi vuoti su ogni argomento come viene discusso.
Informazioni preliminari
Etichettare la parte superiore del documento "Verbale di riunione per Data." Nell'angolo in alto a destra, elenca le informazioni di base sulla riunione. Annotare il nome dell'azienda, la data e l'ubicazione della riunione e gli orari di inizio e di conclusione della riunione.
Chi ha assistito
I minuti dovrebbero mostrare chi ha partecipato alla riunione. Elencare il nome e il titolo di ogni persona. Se i partecipanti provengono da un'organizzazione diversa o vengono sottoposti a patch per telefono, è necessario tenere presente questo aspetto. Si noti anche chi ha preso i verbali della riunione, che di solito è la segreteria aziendale.
Argomenti di discussione
Mantieni semplici gli argomenti di discussione durante la compilazione dei minuti. Non citare ciò che ogni persona ha detto. Attenersi a una descrizione di base dell'argomento e indicare chiaramente quale decisione o risultato è stato raggiunto. Non è necessario approfondire ulteriormente nei minuti.
Digitare il verbale immediatamente
Digitare immediatamente i minuti della riunione. Più tempo passa prima che i minuti vengano digitati, più è probabile che dimenticherai qualcosa di importante che si è verificato. Alcuni trovano utile avere un registratore durante la riunione per avere un record da verificare quando necessario durante la compilazione dei minuti. Distribuire una copia dei verbali della riunione a tutti coloro che hanno partecipato.
