La compilazione accurata dei verbali delle riunioni contribuisce a garantire che i partecipanti rimangano concentrati sulle attività assegnate, riduce i problemi di comunicazione e migliora l'efficienza delle riunioni successive. I vantaggi di un verbale di riunione chiaro e completo indicano che qualsiasi imprenditore, dirigente o altro leader che tiene regolarmente riunioni deve stabilire le linee guida per prendere appunti. Queste linee guida dovrebbero coprire ciò che accade prima, durante e dopo l'incontro.
Prima dell'incontro
Determina chi richiede minuti
Mentre un compito apparentemente umile, la registrazione dei verbali delle riunioni richiede una significativa attenzione ai dettagli. Di conseguenza, il partecipante alle minute dovrebbe avere una partecipazione minima alla riunione. Ciò consente di concentrare la maggior parte dell'energia sulla registrazione dei punti essenziali dell'incontro.
Suggerimenti
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Le aziende spesso utilizzano gli assistenti esecutivi o gli addetti alla reception per richiedere minuti poiché questi membri dello staff spesso non svolgono un ruolo attivo nella riunione stessa.
Utilizzare un modulo standardizzato
Crea il tuo modulo di riunione standardizzato da utilizzare durante la riunione. La standardizzazione aiuta il visitatore a sapere dove mettere le informazioni e aiuta anche i partecipanti a leggere il documento più tardi. Le informazioni di base dovrebbero includere:
- Elenco dei partecipanti.
- Data.
- Elenco degli argomenti da discutere.
- Piano d'azione deciso su ciascun argomento.
- I responsabili dello svolgimento di tali azioni.
Durante la riunione
Inserisci informazioni essenziali
Prima che la riunione inizi ufficialmente, inserisci le informazioni essenziali come i partecipanti e la data. Ciò impedisce una inutile perdita di tempo durante l'incontro effettivo.
Registra solo informazioni importanti
I verbali delle riunioni non devono trascrivere un'intera riunione. Al contrario, i verbali delle riunioni registrano le attività e le indicazioni importanti in un formato semplificato. Pertanto, è necessario registrare informazioni quali la delega delle funzioni, le scadenze, quelle assegnate a tali compiti e ogni altra informazione apparentemente rilevante. I verbali delle riunioni non dovrebbero contenere discussioni generali o informazioni tangenziali.
Chiedi chiarimenti
I minuti devono riflettere accuratamente i punti salienti dell'incontro. Chiedi chiarimenti se qualsiasi informazione discussa durante l'incontro non è chiara. Non indovinare mai, o rischi di informazioni o omissioni inaccurate. Quando chiedi chiarimenti, però, segui sempre i protocolli di riunione. Alcuni incontri hanno un approccio informale, mentre altri adottano le regole dell'ordine di Robert strutturate.
Fare riferimento a Minuti passati
I minuti correnti che si compilano possono fare riferimento ai minuti di riunione passati. Ciò richiede che porti i minuti di riunione passati alla nuova riunione in modo che le informazioni siano prontamente disponibili per tutti i partecipanti.
Dopo l'incontro
Revisione dei minuti
Controlla i verbali della riunione per errori tipografici o frasi non chiare. Risolvi questi problemi prima di finalizzare i minuti. Eventuali errori possono potenzialmente causare confusione riguardo a compiti importanti.
Invia ai partecipanti
Inviare i verbali della riunione ai partecipanti alla riunione per l'approvazione. Ciò offre ai partecipanti l'opportunità di porre domande o correggere errori. Informare tutti i partecipanti se si sono verificati cambiamenti.
Finalizza e archivia
Una volta che tutti i partecipanti approvano i minuti, firma il documento minuto con la data di approvazione indicata accanto alla firma. Successivamente, archivia i minuti sul tuo computer o in una cartella con altri minuti di riunione. Mantieni insieme tutti i verbali della riunione, il che consente un facile trasporto per le riunioni future e fornisce una posizione centrale se qualcuno deve consultare i documenti.
