La registrazione delle mozioni negli incontri è una parte essenziale del processo di gestione di qualsiasi organizzazione. Il compito può essere noioso, ma cruciale. Spetta al segretario dell'incontro riconoscere che non è importante registrare tutto ciò che è stato detto, solo ciò che è stato fatto o deciso durante la riunione. Le mozioni sono particolarmente importanti perché forniscono una solida base per un'azione successiva, e anche le persone che hanno partecipato alla riunione potrebbero dover tornare indietro e consultare i verbali per ricordare esattamente cosa hanno concordato di fare.
Registrare i dati di base relativi alla riunione, in particolare la data e i nomi dei partecipanti. Annoti chiunque fosse assente e la presenza di qualcuno con potere di voto per delega che rappresenta quegli assenti membri del comitato.
Registrare le procedure standard seguite dal comitato, che possono includere elementi quali la conferma del processo verbale della riunione precedente, un messaggio di apertura (notare chi ha consegnato il messaggio, non il contenuto del messaggio) e così via. Nota anche se si trattava di una riunione regolarmente programmata, o se si trattasse di una sessione speciale convocata per scopi insoliti come una riunione di bilancio di emergenza.
Evidenzia l'inizio di una mozione posizionando la parola "MOTION" in lettere maiuscole o sottolineandola, seguito dal nome della persona che ha proposto la mozione (ad esempio "MOTION by Colonel Mustard").
Registra il movimento esattamente come è stato dichiarato. Il movimento può essere presentato in corsivo. Se c'è una discussione riguardo alla formulazione precisa della mozione prima che venga presa la votazione, non registrare il dibattito, presentare semplicemente il linguaggio preciso della versione finale della mozione (ad esempio, "MOTION by Colonel Mustard: il comitato decide di formalmente censura il professor Plum per aver minacciato Mr. Green con il candelabro. ")
Registra i risultati del voto. Le commissioni possono scegliere di registrare il voto di tutti i membri del comitato (sì, no, astenersi), il numero senza decisioni individuali (passate da 5 a 3), o solo il risultato (superato).
