In determinate circostanze, i verbali delle riunioni di un'organizzazione rappresentano un documento legale che non può essere modificato senza un voto del consiglio di amministrazione. La modifica errata dei verbali può comportare l'annullamento o l'annullamento di voti, contratti, assunzioni e altre azioni intraprese durante la riunione. Utilizzare una semplice procedura per assicurarsi di modificare correttamente i minuti.
Determina se il verbale è già stato formalmente approvato da un voto del consiglio di amministrazione o se è stato sottoposto a revisione da un presidente o da un comitato esecutivo. I progetti di verbale che non sono stati votati da un consiglio possono essere modificati senza un voto del consiglio.
Se vengono apportate le modifiche suggerite a una persona o le persone che rivedono i minuti prima che i minuti arrivino alla scheda completa, suggerire le modifiche desiderate. Confronta la dicitura finale suggerita con i minuti originariamente inviati. Spiega il motivo delle modifiche. Se tutti sono d'accordo, chiedi a un segretario di modificare i minuti originariamente inviati e non approvati.
Se le modifiche suggerite sono state apportate per i minuti non ancora approvati dal consiglio di amministrazione e in una riunione del consiglio di amministrazione, utilizzare la seguente procedura:
Chiedere al presidente di fare una mozione per approvare i verbali della riunione. Aspetta che il movimento sia comandato. Chiedi al presidente di aprire la questione alla discussione. Chiedere alla persona che presenta l'emendamento presenta la sua ragione per i cambiamenti. Dopo la discussione, chiedi alle persone di suggerire le modifiche di apportare una mozione per modificare i minuti e fornire la formulazione esatta dei suggerimenti. Aspetta che il movimento sia comandato. Chiedere al presidente di chiudere la discussione e chiamare la domanda o prendere il voto. Registra il voto, compresi i nomi di quelli a favore, opposti e astenuti.
Se le modifiche suggerite sono state apportate per i minuti precedentemente approvati dal consiglio di amministrazione, seguire la stessa procedura per i minuti di modifica presentati per l'approvazione del consiglio la prima volta.
Chiedere al segretario di registrazione o alla persona che prende minuti di partecipare alle riunioni di apportare le modifiche nel verbale. Nella parte superiore del documento che include la data in cui i minuti sono stati originariamente presi, si noti che i minuti sono ora minuti modificati. Includere la data delle modifiche e il nome della persona che modifica i minuti.
