L'email è una parte essenziale di molti lavori e attività commerciali. Le comunicazioni e-mail aziendali hanno un'impressione quasi importante quanto le comunicazioni faccia a faccia e possono durare più a lungo. L'email aziendale deve sempre riflettere la professionalità e avere uno scopo aziendale. È facile cadere in cattive abitudini e-mail, quindi la consapevolezza costante e la vigilanza riguardo alla verbosità delle e-mail sono necessarie e vitali per un'immagine aziendale professionale.
Campo soggetto
Il campo soggetto è importante quanto il corpo dell'e-mail. È un titolo professionale per il tuo messaggio e-mail e ha bisogno di parole che lo riflettano. Utilizzare la grammatica corretta nel campo soggetto senza errori di ortografia e utilizzare le lettere maiuscole e minuscole appropriate. Comunicare lo scopo della tua e-mail in una frase breve e concisa. "Informazioni sul progetto Winfield", "Recuperare informazioni sul tuo account", "Domande sul software di presenze e presenze" sono esempi di linee tematiche aziendali per i messaggi di posta elettronica. Non usare mai slang, linguaggio volgare o anche frasi casuali come "Ciao", "Come va?" O "Domanda".
Saluti e segnalazioni
Usa i saluti e le cancellazioni professionali per mantenere le tue comunicazioni elettroniche coerenti con l'immagine aziendale professionale che desideri trasmettere tramite email. Anche se invii per e-mail contatti commerciali di lunga data con cui hai frequenti corrispondenza, tieni i tuoi saluti e le tue iscrizioni professionali e cortesi. Per i contatti nuovi e non familiari, utilizzare "Dear Mr. Smith" e "Saluti" per i saluti e le segnalazioni. Per i contatti più familiari, "Cara Amy" e "I appreciate it!" Sono più informali ma ancora professionali.
Formattazione, allegati e file di firma
La formattazione nell'e-mail aziendale non è necessaria e potrebbe far sì che l'e-mail venga bloccata nei filtri antispam. Utilizzare gli allegati con cura e solo previa conoscenza e approvazione del destinatario, in particolare allegati di grandi dimensioni. I file delle firme dovrebbero essere il più brevi possibile.
Lingua e tono
La lingua e il tono delle comunicazioni e-mail dovrebbero essere professionali come le altre comunicazioni scritte. Usa cortesia, buona grammatica, ortografia, vocabolario e punteggiatura. Usa un linguaggio commerciale comune, nessun gergo, parolacce o frasi casuali. È importante usare un tono premuroso e amichevole nella posta elettronica. Non scrivere email quando arrabbiato, arrabbiato o frustrato. Si imbatte nel tono anche se non intenzionale. Prestare la massima attenzione con la formulazione e-mail come con le conversazioni telefoniche e faccia a faccia con i colleghi di lavoro.
E-mail non fare
Non scrivere tre paragrafi quando sono sufficienti un paio di frasi. Non usare la posta elettronica per insultare la rabbia o il fastidio o per disciplinare nessuno. Non inviare e-mail in fretta - prenditi il tempo di rileggere, controllare l'ortografia e verificare l'indirizzo del destinatario prima di inviarlo. Non abusare della copia carbone e della copia nascosta nelle e-mail. Non utilizzare l'email al lavoro per scopi non lavorativi.
