Presentarsi faccia a faccia è semplice poiché c'è una convenzione ben stabilita da seguire. Invariabilmente, ti stringerai la mano con la tua nuova conoscenza e le dirai il tuo nome. Raggiungere via e-mail è più difficile. Qual è il saluto appropriato? Quanto dovresti essere formale? Come con qualsiasi comunicazione commerciale, ci sono alcune regole che devi seguire per mantenere il tuo messaggio professionale.
Crea una linea tematica convincente
Poiché il tuo messaggio potrebbe essere in competizione con altri 500 nella posta in arrivo del destinatario, dovrai creare una riga dell'oggetto che incoraggi il destinatario ad aprire la tua email. La menzione qui è che qualcuno ti ha fatto riferimento a te - "Jennifer Williams ha suggerito di contattarti" - poiché la familiarità potrebbe incoraggiare il tuo potenziale cliente a fare clic. Oppure, potresti menzionare lo scopo della tua email. "Indagare sui tuoi servizi di catering" dovrebbe indurre il destinatario a fare clic. Mantieni la riga dell'oggetto sotto i 30 caratteri in modo che sia leggibile su uno smartphone.
Usa un saluto formale
L'e-mail è riconosciuta come un mezzo di comunicazione meno formale rispetto alle lettere commerciali e potresti essere tentato di indirizzare il destinatario in modo informale, ad esempio "Ciao David". Questo va bene se conosci la persona o lavora in un settore informale, ma non è appropriato se invii email a qualcuno in un'industria conservatrice come la finanza o il governo. In caso di dubbio, "Caro signor Matterson," o semplicemente "Mr. Matterson "funzionerà bene.
Presentati
Dare il proprio nome, titolo di lavoro e altri dettagli che saranno rilevanti per il destinatario. Questa è la tua opportunità di stabilire un legame umano con il destinatario, ad esempio menzionando una scuola, un posto di lavoro o un'industria che hai in comune. Ad esempio, potresti scrivere: "Mi chiamo Sonia Jindal. Sono un collega dell'alleanza UCLA che lavora nel graphic design. "La menzione di una conoscenza reciproca è un vantaggio poiché il destinatario potrebbe essere più ricettivo se vieni indirizzato da qualcuno che conosce e di cui si fida.
Spiega quello che vuoi
Spiega perché stai scrivendo. Mantieni il tuo messaggio chiaro e conciso per evitare equivoci. "Lavoro per la compagnia ABC e mi piacerebbe raccontarti di un evento che stiamo lanciando" è meglio di "Notizie entusiasmanti sul nostro nuovo evento!" Inserisci un chiaro invito all'azione dicendo al destinatario che cosa vorresti che accadesse Il prossimo. Ad esempio, per programmare una chiamata di follow-up, potresti scrivere: "Mi piacerebbe programmare una chiamata per discutere ulteriormente la questione, poiché c'è un grande potenziale per noi di collaborare. Lunedì pomeriggio lavoreresti per te?"
Fine con gratitudine
Ringrazia il destinatario per il suo tempo e attenzione. Le e-mail che finiscono con gratitudine ricevono un aumento del 36% sui tassi di risposta medi. Le buone opzioni includono "grazie in anticipo", "grazie mille per il tuo tempo" o semplicemente "grazie". Esci con il tuo nome e i tuoi dettagli di contatto.
Non dimenticare di modificare
Assicurati di rileggere la tua e-mail prima di inviarla. Hai solo una possibilità di fare una prima impressione e gli errori di ortografia potrebbero farti sembrare poco professionale. Assicurati che anche la tua grammatica sia corretta e che usi frasi complete e scrittura formale, piuttosto che usare abbreviazioni ed espressioni che puoi usare con gli amici ma non con un capo.
Può aiutare a stampare la lettera e leggerla ad alta voce e se hai qualcuno in giro, chiedi a un amico o a un parente di leggere quello che hai scritto.
