Molte organizzazioni hanno problemi e per scrivere un promemoria sulla risoluzione di un problema è necessario seguire specifici passaggi.. Prima di poter scrivere un memo hai bisogno di tutte le informazioni relative al problema e alle persone coinvolte. A volte risolvere un problema è questione di migliorare la comunicazione.
Determinare o definire il problema è. La tua nota dovrebbe iniziare con una dichiarazione di problema. Questo è un breve riassunto di qual è il problema. Assicurati di inserire queste informazioni nei termini più semplici possibili in modo che tutti i soggetti coinvolti capiranno il problema.
Scopri le possibili cause del problema. Il tuo piano d'azione può essere orientato verso l'eliminazione delle cause.
Scrivi chi e cosa è interessato dal problema. Elencare tutte le persone e i dipartimenti interessati e spiegare come. Ad esempio, un sistema informatico inadeguato influenzerà il servizio clienti perché non sarà in grado di rispondere alle chiamate più rapidamente. Ciò può ridurre la redditività di un'azienda perché un servizio clienti scadente può causare una perdita di quota di mercato.
Fai un elenco delle possibili soluzioni al problema. Una soluzione potrebbe essere un aggiornamento completo del sistema informatico. Un'altra possibile soluzione è assumere più rappresentanti del servizio clienti per gestire l'eccesso di chiamate a causa di un sistema scadente. Annota il maggior numero di soluzioni al problema come puoi immaginare.
Raccomanda la migliore soluzione possibile Spiega perché il metodo che hai scelto è il migliore. Determina chi aiuterà a implementarlo. La tua raccomandazione dovrebbe includere i costi che verranno sostenuti. Assicurati che la soluzione abbia un'ora di inizio e di fine. Delineare le persone o i reparti che parteciperanno alla soluzione.
