Budgeting costituisce la base per il rendimento futuro di un'azienda. I manager creano il budget anticipando le condizioni finanziarie e le aspettative del mercato per i periodi futuri. Questi manager calcolano le entrate e le spese per il periodo in corso di budget. Quando arriva il periodo indicato nel budget, i manager confrontano le spese effettive con i numeri del budget e valutano le prestazioni del reparto.
Crea budget
La creazione di un budget aziendale coinvolge tutti i reparti dell'organizzazione. Il reparto vendite anticipa le condizioni del mercato e stima le entrate future per creare un budget di vendita. Il reparto di produzione utilizza queste informazioni per creare un budget di produzione che anticipa i costi di materiale, manodopera e spese generali. I responsabili amministrativi e di vendita anticipano le loro spese per l'anno successivo. Un responsabile del budget coordina le comunicazioni tra ogni dipartimento e compila ciascuna sezione in un budget principale e crea report finanziari preventivati.
Misura i risultati effettivi
Il reparto contabilità registra le transazioni mensili nella contabilità generale. Il contabile crea regolarmente rendiconti finanziari per comunicare i risultati finanziari dell'azienda. Il contabile crea anche report finanziari che comunicano l'attività di vendita e le spese di reparto per i singoli reparti. Il contabile distribuisce i rapporti di reparto ai responsabili di reparto appropriati e l'insieme completo al gestore di budget.
Calcola la varianza del budget
Il gestore del budget confronta le spese effettive di vendita con le vendite e le spese previste. La differenza tra gli importi effettivi e quelli preventivati è uguale alla varianza del budget. Il gestore del budget combina i numeri effettivi, i numeri di budget e i numeri di varianza del budget su un report per ciascun reparto. Il gestore del budget distribuisce questo rapporto ai responsabili di reparto e ai loro superiori.
Valutare le prestazioni
Le varianze del budget vengono utilizzate per valutare le prestazioni dei singoli responsabili di reparto. Più grande è la varianza, più domande i superiori chiedono riguardo agli importi. I responsabili di reparto devono spiegare il motivo della varianza del budget. Se il responsabile del budget ha una spiegazione ragionevole o la situazione era fuori dal loro controllo, le loro prestazioni non sono influenzate negativamente. Se la varianza del budget esiste a causa di una cattiva gestione da parte del responsabile del reparto, la valutazione del gestore sarà negativa.
