I documenti sui requisiti aziendali spiegano cosa deve fare un'azienda per risolvere i problemi esistenti e / o acquisire nuove capacità. Tuttavia, questi documenti non descrivono come implementare la soluzione - questo è un passo successivo. Gli analisti aziendali preparano i documenti relativi ai requisiti dopo aver effettuato ricerche approfondite sull'azienda e il suo settore. La ricerca dovrebbe comprendere una comunicazione ad ampio raggio con le parti interessate pertinenti allo scopo del documento.
Obiettivi aziendali
Sebbene la descrizione istintiva degli obiettivi aziendali di un'azienda sia "fare soldi", infatti, gli obiettivi sono spesso più complessi e qualificati. Un buon punto di partenza per documentare gli obiettivi di business è esaminare la mission aziendale, che dovrebbe spiegare i valori fondamentali dell'azienda, i mercati in cui desidera competere, la sua filosofia di gestione e ciò che vuole ottenere oltre al guadagno. Ad esempio, una dichiarazione di intenti potrebbe indicare che un'azienda vuole creare soluzioni innovative che abbiano un valore sociale sostanziale.
Identificazione dell'ambito
È essenziale identificare l'ambito del documento dei requisiti in modo che indirizzi uno specifico spazio problema. La sponsorizzazione dei documenti è spesso organizzativa, il che pone limiti allo scopo del progetto. Ad esempio, il reparto spedizioni potrebbe commissionare un documento sui requisiti aziendali a causa di un numero vertiginoso di reclami dei clienti relativi alle spedizioni in ritardo.
Fatti in conflitto con obiettivi
Il prossimo compito dell'analista è documentare fatti che contraddicano gli obiettivi aziendali. Ad esempio, supponiamo che un obiettivo aziendale sia quello di essere leader in un particolare segmento di mercato di un settore. Se l'azienda perde quote di mercato rispetto ai concorrenti del segmento, l'analista documenterà i fatti, descriverà l'entità della perdita del mercato, offrirà le possibili ragioni del fenomeno e identificherà uno o più obiettivi aziendali che non sono stati raggiunti. Per completare questa sezione, l'analista deve compilare una serie completa di conflitti obiettivo / fatto, organizzati logicamente in diverse categorie nell'ambito del problema.
Procedure correnti
La prossima parte del documento sui requisiti dovrebbe descrivere alcuni aspetti delle operazioni e delle politiche correnti. È facile esagerare, quindi un analista esperto si concentra su attività che contribuiscono alla portata del problema. Ad esempio, un analista potrebbe descrivere come un'azienda gestisce i dati e la merce dal momento in cui un ordine viene ricevuto alla data di spedizione. La descrizione dovrebbe indicare eventuali inefficienze che contribuiscono ai ritardi. Gli analisti utilizzano vari strumenti grafici per mostrare come i dati, i materiali e i costi fluiscono attraverso l'organizzazione. L'analista dovrebbe anche riconoscere eventuali vincoli che influenzano le operazioni attuali e future.
Organizzare per l'azione
La sezione finale del documento sui requisiti aziendali mostra una serie di obiettivi che descrivono ciò che deve essere rispettato per rimuovere i conflitti tra obiettivi e realtà. In questa fase, l'analista deve resistere alla tentazione di consigliare in dettaglio come risolvere i problemi. Ad esempio, l'analista potrebbe elencare "ridurre il tempo di approvazione degli ordini del 20%" come requisito aziendale, ma non "installare un nuovo sistema di ordinazione". L'analista dovrebbe compilare un elenco e diagrammi dei dipartimenti e delle procedure che influiranno sui requisiti aziendali. Il documento dovrebbe includere anche un programma e un budget per specificare soluzioni dettagliate. Successivamente, il documento di progettazione del progetto offrirà un modo per soddisfare i requisiti. Prima che ciò possa accadere, lo sponsor del progetto e le altre parti interessate devono approvare o modificare i requisiti aziendali.
