Il controllo del documento viene utilizzato per aumentare l'efficienza di una determinata organizzazione controllando le versioni di un particolare documento che vengono rilasciate. Ciò garantisce che tutti i dipendenti abbiano le giuste versioni di un particolare documento. Gli standard ISO sono un insieme di standard internazionali che aiutano a standardizzare i processi all'interno delle aziende e aiutano inoltre le aziende a tenere registri adeguati, secondo Intelex. Le aziende devono capire quali standard si applicano alla loro particolare attività e utilizzare le misure di controllo dei documenti per garantire che questi standard siano seguiti.
Minimizzare le carte
Il controllo dei documenti spesso cerca di ridurre o eliminare i documenti cartacei in modo che i documenti abbiano un impatto minore sull'ambiente e riducano i costi aziendali, secondo Intelex.
Facilità di accesso
La facilità di accesso è anche un aspetto importante quando si ha a che fare con il controllo dei documenti. Le aziende avranno un tempo più semplice per mantenere aggiornate le informazioni se possono, ad esempio, accedere facilmente a tali informazioni da Internet.
categorizzazione
I documenti devono essere organizzati in categorie logiche. In tal modo, è possibile trovare i documenti appropriati per una determinata situazione. Questi documenti sono spesso organizzati in categorie come politica, procedura, istruzioni di lavoro, moduli e record, secondo 9000 World. L'ISO richiede che i documenti pertinenti siano disponibili quando necessario.
competenza
I documenti devono essere sottoposti a una revisione approfondita prima di essere finalizzati. In molti casi, questi documenti dovrebbero essere esaminati da più di un individuo, sia per scopi di supervisione che per garantire che gli errori non vengano fatti avendo un paio di occhi in più per cogliere gli errori, secondo 9000 World. Il ciclo di revisione dovrebbe includere i lavoratori coinvolti nei particolari documenti e manager che li supervisionano, poiché avranno più esperienza e saranno in grado di comprendere gli errori. L'ISO richiede che i documenti siano approvati per l'adeguatezza prima del rilascio.
Stato di revisione
Gli standard ISO richiedono che i documenti vengano rivisti e aggiornati ogni volta che è necessario. Le condizioni in una determinata azienda cambieranno inevitabilmente e gli aggiornamenti devono essere aggiunti ai documenti quando sono logici. Lo stato della revisione deve essere inserito nel documento, secondo 9000 World. Questi stati includono bozza, revisione e approvazione. I documenti obsoleti che sono tenuti dall'azienda per qualsiasi motivo devono essere identificati come obsoleti.
Leggibilità
I documenti devono essere sempre leggibili e accessibili a chi ne ha bisogno, secondo 9000 World. ISO richiede che i documenti vengano aggiornati quando ricevono usura o danni.
Distribuzione
Non solo i documenti che provengono da una società dovrebbero essere controllati, ma anche i documenti provenienti dal paese dovrebbero essere controllati, secondo 9000 World. Molti documenti, come i documenti utente per prodotti e macchinari di proprietà dell'azienda, devono essere chiaramente contrassegnati e distribuiti agli individui giusti all'interno dell'azienda.
