Se sei un imprenditore, è importante mantenere un elenco aggiornato del tuo inventario. Gli articoli di magazzino sono considerati beni aziendali e devono essere elencati come tali nei record finanziari. Hai anche bisogno di queste informazioni per calcolare con precisione quanta assicurazione hai bisogno in caso di furto, incendio, alluvione o altri incidenti che potrebbero influenzare il tuo inventario. Se si verifica un incidente, il tuo elenco di inventario ti aiuterà quando presenterai un reclamo di assicurazione.
Articoli di cui avrai bisogno
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Computer
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Software
Decidi quale tipo di software per computer vuoi utilizzare per registrare e aggiornare il tuo inventario. Molte aziende usano un foglio di calcolo di Excel per elencare i loro articoli di inventario.
Inserisci informazioni come una descrizione di ciascun articolo; quantità di articoli; numeri di serie su apparecchiature; il nome del produttore; prezzo d'acquisto; e data di acquisto. Ogni tipo di attività avrà cose diverse da includere. Uno studio legale potrebbe avere solo attrezzature da ufficio; una compagnia di costruzioni potrebbe avere bulldozer, camion, rimorchi e attrezzi; un negozio di alimentari può avere registratori di cassa, scaffalature, frigoriferi, congelatori e prodotti alimentari che vendono. Un grande negozio o azienda potrebbe aver bisogno di inventariare gli articoli su base giornaliera; un piccolo ufficio potrebbe avere solo bisogno di inventariare le attrezzature una volta all'anno. Non tutto deve essere inventariato. Gli articoli per ufficio come carta, penne e graffette non devono essere inventariati (a meno che non si disponga di un negozio di forniture per ufficio). Come regola generale, dovresti fare l'inventario di tutto ciò che vorresti includere in un rapporto assicurativo.
Includi copie scannerizzate delle ricevute dal tuo acquisto originale nei tuoi record del computer.
Includere copie digitalizzate o digitalizzate di fotografie del proprio inventario nei record del computer. Ad esempio, scattare foto di computer, fotocopiatrici, automobili, camion, gioielli (se si possiede una gioielleria), macchinari, ecc.
Salvare i record del computer in un luogo sicuro in cui sarebbe richiesta una password per accedere. Fornisci la password solo a coloro di cui ti fidi con queste informazioni.
Assicurati di avere un numero di copie del tuo inventario tenuto fuori sede in un luogo sicuro. Fornisci una copia elettronica del tuo inventario al tuo avvocato, commercialista e agente assicurativo.
Prendi in considerazione la possibilità di avere una cassetta di sicurezza presso la tua banca dove puoi conservare copie stampate ed elettroniche del tuo inventario.
