Un sistema di inventario è vitale per controllare i costi di acquisto e raggiungere gli obiettivi del servizio clienti. Mentre un programma di gestione dell'inventario elettronico è un utile strumento di amministrazione, la chiave di un buon sistema risiede nella forza delle procedure che crei. Alcuni degli elementi più critici in un sistema ben sviluppato sono le descrizioni degli articoli, un sistema di numerazione, unità di misura standard e un'etichettatura accurata degli articoli.
Descrizioni e numeri degli articoli
Creare una lista di titoli che includa una descrizione e un numero univoco di quattro a otto caratteri per ciascun articolo. Una buona pratica per creare una descrizione è iniziare con un nome e quindi usare gli aggettivi in ordine decrescente di importanza per descrivere l'oggetto. Descrizioni come "tazza, caffè, grande, marrone", "tazza, caffè, medio, bianco" e "tazza, caffè, piccolo, bianco" sono alcuni esempi. I numeri degli articoli dovrebbero semplicemente identificare, non descrivere un oggetto. Tuttavia, è possibile incorporare alcune lettere dalla descrizione all'inizio del numero dell'articolo per facilitare la ricerca degli articoli. Ad esempio, è possibile utilizzare il numero "CUC101" per identificare una tazza di caffè e il numero "CUS101" per identificare una tazza di soda.
Decidi sulle unità di misura standard
Creare un elenco di unità di misura approvate per chiarire gli elenchi di selezione e i rapporti di inventario. Per la maggior parte delle aziende, le misure predefinite sono le unità in cui di solito si acquista un articolo. Le unità comuni sono le abbreviazioni di termini come ogni, pezzo, piede, libbra o galloni. Le linee guida sulle best practice consigliano di scegliere un'abbreviazione e applicare coerentemente sia l'ortografia che l'aspetto.
Stabilisci nomi di località
Le posizioni assegnate possono rendere gli oggetti più facili da trovare in qualsiasi magazzino o magazzino, indipendentemente da quanto sia grande. Se si archiviano elementi in più posizioni, assegnare ad ogni posizione un nome o un numero di codice, ad esempio "M" per il magazzino principale e "S" per l'archiviazione in eccesso. Quindi dividi la stanza in sezioni e dai a ciascuna un nome univoco. Ad esempio, le sezioni possono corrispondere a un corridoio oa un numero di contenitore. Completa questa attività identificando le posizioni degli scaffali per determinati articoli di inventario. La società Clearly Inventory consiglia di utilizzare un sistema di numerazione in cui il numero più basso corrisponde allo scaffale più alto e scende verso il pavimento. Ad esempio, un'etichetta come "M-2-4" indica che un articolo si trova sul quarto scaffale nel corridoio due del magazzino principale.
Etichettare e conservare l'inventario
Crea un'etichetta per ogni articolo di magazzino che corrisponde alla lista di magazzino che hai creato. Esegui un conteggio dell'inventario fisico mentre contrassegni, memorizzi e inserisci elementi, unità di misura e informazioni sulla posizione in un database di inventario. Stampa raccogliere e ricevere documenti dal database e utilizzarli per aggiornare il database e creare report di inventario.
