La contabilità gestionale è una disciplina che si differenzia da altri tipi di contabilità, nel senso che è una tipologia di analisi più fluida e di livello superiore che fornisce informazioni principalmente alla gestione interna. La contabilità finanziaria, che è probabilmente più vicina a ciò che pensa la maggior parte delle persone quando ascoltano la parola "contabilità", si concentra sulla raccolta e sull'assemblaggio di dati finanziari storici destinati a essere divulgati a soggetti al di fuori del business come finanziatori e investitori.
L'obiettivo principale della contabilità di gestione è fornire alla direzione aziendale le giuste informazioni per scopi decisionali interni, pianificare l'assistenza per le future transazioni finanziarie e controllare i comportamenti dei dipendenti come la spesa o l'acquisto.
Che cos'è la gestione contabile?
La contabilità di gestione, nota anche come contabilità gestionale, è un termine generico che copre molti aspetti della contabilità finanziaria e della pianificazione finanziaria. I manager devono avere accesso e conoscenza del costo dei prodotti e dei servizi offerti dalla loro azienda, ma devono anche avere altri dettagli che consentano loro di condurre scenari "what-if" e altri tipi di analisi. Ciò aiuta i manager a capire come, ad esempio, le potenziali decisioni di acquisto e di spesa potrebbero incidere sui profitti futuri, oltre ad avere altre informazioni da budget e previsioni per aiutare a guidare l'azienda attraverso altre decisioni finanziarie critiche.
La contabilità gestionale copre una vasta gamma di settori come la definizione del budget per spese operative e in conto capitale, costi basati sulle attività, analisi dei costi di prodotto e operativi, volume e profitto e redditività delle unità di business, delle linee di prodotto e delle regioni.
Molti corsi di contabilità di gestione non coprono ciò che alcuni potrebbero considerare il pane e il burro della contabilità - voci di diario, debiti e crediti - in qualsiasi lunghezza. Nella contabilità gestionale, l'attenzione si concentra sulla raccolta di informazioni, l'analisi e l'interpretazione e la segnalazione in vari formati da modelli di flussi di cassa scontati a programmi ad hoc personalizzati alle diverse esigenze dei dirigenti aziendali.
I report interni possono includere analisi dei margini o una revisione dell'importo del profitto generato da un prodotto specifico, una regione, una linea di prodotti o un cliente. La contabilità gestionale potrebbe anche includere report come un'analisi di pareggio, che aiuta a determinare dove fissare i prezzi per determinati prodotti e servizi. Queste relazioni potrebbero essere presentate in presentazioni, riunioni mensili del budget del dipartimento, relazioni degli amministratori delegati sullo stato dell'azienda, riunioni di vendita, riunioni di pianificazione strategica e per molti altri usi.
Perché le aziende preparano i budget?
La pianificazione è una delle parti significative della contabilità di gestione e i budget sono uno dei migliori strumenti per pianificare e misurare le prestazioni finanziarie di un'azienda. Affinché un'azienda possa misurare le sue prestazioni nel tempo, deve prima stabilire un punto di riferimento rispetto al quale misurare. Il punto di riferimento, in questo caso, un budget, diventa l'obiettivo da raggiungere o lo standard che la direzione vuole che i suoi dipendenti sostengano.
I budget servono come piano finanziario dell'azienda e documentano una strategia e obiettivi di performance che guidano il modo in cui l'azienda intende ottenere un profitto per l'anno successivo. Questo può includere dettagli su quanti soldi investire in progetti specifici, il numero di unità da produrre o quanti clienti servire. Una volta che un budget è stato formulato, diventa un parametro che il management utilizzerà per misurare le prestazioni effettive.
Alla fine di un periodo, ad esempio un mese o un quarto, le prestazioni effettive della società verranno confrontate con il budget. La società analizzerà e cercherà di comprendere eventuali scostamenti tra il budget e le prestazioni effettive e i risultati verranno utilizzati per migliorare le prestazioni future. I budget hanno lo scopo di rendere i dipendenti responsabili per il raggiungimento degli obiettivi di vendita, mantenendo i costi entro certi limiti e lavorando verso la produzione, il personale e altri obiettivi che alla fine faranno crescere il business o guidarlo in tempi economicamente difficili.
Quali sono sei passaggi nel ciclo di contabilità?
Gran parte delle informazioni utilizzate nella contabilità di gestione si basa sui dati storici compilati dai contabili finanziari. Il processo di contabilità avviene ciclicamente e mentre la registrazione delle transazioni è in corso, una volta al mese la società registra le transazioni finali per quel mese e "chiude i suoi libri" in modo che possa pubblicare una serie di dichiarazioni finanziarie per comunicare e rivedere la società rendimento finanziario. Ci sono sei fasi principali coinvolte in questo processo mensile, e i tempi e i dettagli potrebbero differire in qualche modo a seconda del processo e delle esigenze di contabilità di una determinata azienda. I passaggi generalmente funzionano come segue:
- Analizzare le transazioni contabili: I contabili riesaminano ogni transazione finanziaria nel momento in cui ha luogo. Ad esempio, quando un dipendente effettua un acquisto commerciale, invia una fattura e una richiesta di pagamento o di controllo all'ufficio contabilità. Un ragioniere controlla e verifica la transazione, determinando ciò che è stato acquistato, se deve essere registrato come un cespite da spendere in più periodi contabili, o se si tratta di un acquisto minore, come i nuovi materiali di consumo, che possono essere spesati nella contabilità corrente periodo.
- Registra le transazioni in riviste: Un contabile rende le voci del diario per registrare le transazioni. Se un dipendente utilizza denaro contante per effettuare un acquisto, il contabile ridurrà o accrediterà il conto in contanti della società e addebiterà o aumenterà il conto acquisti dell'azienda. Entrambi i conti sono account di risorse.
- Inviare debiti e crediti alla contabilità generale: I contabili inseriscono prima i diari contabili, quindi li trasferiscono nella contabilità generale. Nei giorni di registrazione di ogni transazione a mano nei registri cartacei, si trattava di un processo molto più complesso. La maggior parte delle aziende ora esegue la contabilità con l'ausilio del software di contabilità e questi pacchetti software trasferiscono automaticamente le voci del diario nella contabilità generale.La contabilità generale rappresenta il record principale, mentre i giornali separati tengono insieme voci contabili simili.
- Esegui un bilancio di prova e apporta le modifiche: Ad ogni fine mese, i ragionieri fanno le voci per accumulare determinati elementi, come entrate che sono state guadagnate ma non ancora ricevute, o spese che sono state sostenute ma non ancora pagate. Il bilancio di verifica è un rapporto che mostra tutti gli account nella contabilità generale e semplifica la verifica delle voci relative al mese o l'identificazione degli errori contabili.
- Preparare i rendiconti finanziari: Ogni mese, i ragionieri preparano un bilancio, un conto profitti e perdite e un rendiconto finanziario. Possono anche preparare altri programmi che fungono da supporto dettagliato per i tre principali rendiconti finanziari. Nelle società private, queste dichiarazioni finanziarie sono confidenziali e non vengono rilasciate a nessuno al di fuori dell'azienda. D'altra parte, le aziende pubbliche pubblicano i loro rendiconti finanziari, incluse le note a piè di pagina per spiegare i dettagli e renderli disponibili al pubblico su base trimestrale o annuale.
- Chiudi account temporanei: Gli account temporanei vengono utilizzati per tenere traccia dell'attività dell'account durante un determinato periodo contabile e sono in genere conti di conto economico. Ad esempio, le entrate guadagnate per il mese sono registrate in un conto specifico e alla fine del mese il saldo viene azzerato e trasferito a un conto di compensazione sommario reddito o direttamente al conto entrate mantenute. Entrate, spese, guadagni, perdite e conti di prelievo e dividendi sono tutti chiusi, e l'utile o la perdita netti sono registrati nel conto di utili non distribuiti della società al bilancio a fine anno.
Chi è responsabile per la contabilità gestionale
In molte aziende, la persona con il titolo di controllore si assume la responsabilità della pianificazione e dello svolgimento delle attività che rientrano nell'omologazione della contabilità di gestione. Mentre il chief financial officer o CFO di un'azienda ha generalmente responsabilità di pianificazione e supervisione di livello superiore, il responsabile del trattamento e il suo team sono responsabili dell'accumulo e della preparazione di tutti i dati per supportare la reportistica e l'analisi.
Inoltre, il controller gestisce i dati finanziari che la società fornisce a soggetti esterni, come istituti di credito bancari o varie agenzie di regolamentazione, nel caso di una società quotata in borsa. Ciò include i programmi fiscali e le informazioni fornite alle autorità fiscali statali e federali. I controllori aziendali hanno anche assunto la nuova responsabilità di valutare e documentare i controlli interni della società come parte della conformità obbligatoria con il Sarbanes-Oxley Act del 2002 o SOX. Altre aree di responsabilità comprendono la contabilità dei costi, i rapporti e le dichiarazioni fiscali statali e federali, il bilancio, le valutazioni delle prestazioni, i rendiconti finanziari esterni e i progetti speciali.
Obiettivi della contabilità gestionale
In sintesi, l'obiettivo principale della contabilità di gestione è quello di fornire ai dirigenti della società le giuste informazioni a fini decisionali interni, da utilizzare per pianificare future transazioni finanziarie e controllare i comportamenti correnti come la spesa o l'acquisto.
Gli obiettivi sono stati perfezionati dal momento che la tecnologia continua a fornire un accesso più rapido e più semplice a dati e risultati finanziari quasi in tempo reale, ma torna comunque alle funzioni di pianificazione e controllo. La tecnologia consente ai manager di analizzare e migliorare ogni fase della catena del valore dell'azienda, o tutto il personale e le funzioni coinvolte dall'acquisto dell'inventario grezzo alla vendita finale di un prodotto e all'amministrazione aziendale che si svolge in background.
Gli obiettivi sono tracciati prevedendo le prestazioni future, una parte importante della contabilità di gestione, che potrebbe includere il monitoraggio e la stima dei risultati per nuove iniziative come l'aumento dei prezzi dei prodotti, l'evoluzione dei fornitori per ridurre i costi, l'eliminazione di una linea di prodotti non performanti, l'aggiornamento delle attrezzature o l'offerta di aggiungere -con servizi ai clienti.
Contabilità gestionale e contabilità finanziaria
Sia i dirigenti che i contabili finanziari forniscono informazioni contabili agli utenti interni ed esterni per le decisioni relative alle attività commerciali. L'obiettivo della contabilità finanziaria consiste nel creare informazioni per utenti esterni come creditori, azionisti e altre parti interessate, mentre la contabilità gestionale produce informazioni per vari utenti interni della società, inclusi diversi livelli di gestione e spesso diversi dipartimenti o gruppi di dipendenti.
La contabilità di gestione è più flessibile della contabilità finanziaria e non necessariamente rientra nei limiti dei principi contabili generalmente accettati o dei GAAP. che è obbligatorio per la contabilità finanziaria. Poiché i report contabili manageriali sono utilizzati esclusivamente per scopi interni, non sempre devono rispettare gli standard GAAP.
I report includono i rendiconti finanziari standard, ma possono anche includere vari piani ad-hoc, messi insieme per illustrare concetti precisi, come diversi scenari di redditività se una società opera per il prossimo anno con le sue vecchie attrezzature, rispetto a spendere soldi per nuove attrezzature e compensare il costo con un aumento della produzione. A differenza della contabilità finanziaria che si concentra sulla registrazione accurata del passato, la contabilità gestionale rimane focalizzata sul futuro e spesso include la preparazione di previsioni oltre ai budget.
Mentre un budget potrebbe rappresentare gli obiettivi del management per il futuro, la previsione si concentra su ciò che la direzione sa che avverrà nel prossimo futuro in base alle tendenze storiche delle attività, agli impegni di vendita e alle spese imminenti note. Al contrario, la contabilità finanziaria rimane focalizzata solo sulla performance storica perché i risultati sono forniti a soggetti esterni e qualsiasi discussione sul futuro potrebbe trarre in inganno gli investitori e le altre parti interessate esterne. La contabilità di gestione, a causa della sua natura flessibile e talvolta ad hoc, è più tempestiva perché le analisi sono spesso assemblate rapidamente con dati in tempo reale, mentre la contabilità finanziaria si attesta al ciclo mensile, trimestrale e annuale.
Inoltre, laddove la contabilità finanziaria trascorre il proprio tempo su bilanci storici che forniscono un'immagine della società nel suo insieme, i rapporti contabili manageriali includono ulteriori dettagli. Le segnalazioni possono anche focalizzarsi solo su alcune parti della società e probabilmente includeranno informazioni qualitative, come le spiegazioni relative a determinati presupposti o cambiamenti aziendali. Inoltre, i report contabili di gestione contengono dati quantitativi come i risultati contabili effettivi o un conto economico previsto.
