La moderna tecnologia degli uffici rende meno rilevanti le premesse dell'ufficio in quanto la copertura dell'accesso a Internet e le prestazioni migliorano. L'ambiente dell'ufficio moderno è più relativo a ciò che è possibile fare rispetto a dove lo si fa. La nuova tecnologia sta cambiando la portata di ciò che è considerato un ufficio. Gli uffici adottano inevitabilmente nuove tecnologie che consentono di ottenere più lavoro con meno persone, e c'è la pressione per mantenere un'immagine moderna e professionale rimanendo al passo con le ultime tendenze tecnologiche.
Risparmio di tempo grazie all'efficienza e all'automazione
Utilizzando la moderna tecnologia per ufficio, i lavoratori dedicano meno tempo alle attività di routine, che li libera per progetti aggiuntivi. I lavoratori esperti di computer esplorano le pratiche di automazione dei computer, riducendo il tempo speso per attività frequenti e ripetitive. Ad esempio, i dipendenti risparmiano tempo formattando i documenti utilizzando i modelli. Qualcuno può migliorare esponenzialmente l'efficienza condividendo un modello con altri lavoratori attraverso l'accesso remoto al server, lo storage nel cloud e l'email da qualsiasi punto della copertura cellulare. Servizi come Google Drive, iCloud e Microsoft Azure sono soluzioni pratiche per l'organizzazione e la condivisione di modelli utilizzati di frequente, fogli di calcolo condivisi e documentazione relativa al lavoro. La condivisione del cloud organizzata elimina la necessità di una persona intermediario per la condivisione dei dati.
La posizione è irrilevante; I risparmi sono condivisi
I lavori che coinvolgono un lavoratore seduto a un terminale del computer tutto il giorno in genere non devono essere eseguiti in una posizione specifica. Le nuove tecnologie di comunicazione non solo rendono possibile il lavoro da casa e la strada, ma senza soluzione di continuità. Se fai il tuo lavoro su un laptop, puoi farlo lo stesso dal tuo ufficio o dal tavolo di una stanza d'albergo. Una forza lavoro remota fornisce vantaggi per datore di lavoro e impiegato. Secondo Business Week, le aziende risparmiano fino a $ 8.000 all'anno per ciascun dipendente del telelavoro. Opportunità di telelavoro ampliare il pool di candidati del business perché la posizione non è un grosso problema. I dipendenti di telelavoro possono risparmiare sostanzialmente sui costi di trasporto, risparmiare tempo ogni giorno non facendo il pendolare e avere un tempo più facile a destreggiarsi tra la vita familiare.
Le opzioni di comunicazione continuano a crescere
Le chat video online in ritardo e pixelate nella sala conferenze sono un ricordo del passato: le connessioni Internet a banda larga e mobile sono abbastanza veloci da gestire flussi video simultanei senza legare le persone a posizioni fisiche. I servizi di videoconferenza come Skype funzionano alla grande per tenere riunioni senza avere partecipanti nello stesso edificio. I social media sono una strada alternativa per la comunicazione con i clienti: una forte presenza sui social media può fare molto per rafforzare la linea di fondo. Inoltre, la tecnologia come il VoIP riduce i costi eliminando la necessità di rete fissa. Attaccare troppo a vecchie tecnologie può causare problemi. Ad esempio, il servizio di ordinazione alimentare GrubHub ha avuto un problema con i suoi ristoranti che continuavano a ricevere ordini sugli apparecchi fax.
Ridondanza dei dati pratica
Incendi negli uffici, terremoti e guasti dei dischi rigidi possono devastare i registri di un ufficio. La ridondanza dei dati attraverso i servizi cloud e lo storage remoto può far risparmiare un'impresa a molti problemi e denaro. La memorizzazione dei dati su un server remoto rende inoltre pratico per i lavoratori la condivisione di enormi quantità di informazioni indipendentemente dalla posizione. Ad esempio, i professionisti del settore medico possono utilizzare enormi database di anamnesi per studiare i disturbi e sviluppare nuovi trattamenti. I database cloud e server possono anche risparmiare denaro aziendale consolidando prodotti e servizi.
