I dipartimenti contabili utilizzano una varietà di acronimi per identificare responsabilità, dipartimenti o agenzie governative. Mentre alcuni acronimi sono specifici del settore, altri esistono universalmente. A / P rappresenta il dipartimento "contabilità fornitori" nella maggior parte delle aziende.
posizioni
I dipartimenti di contabilità fornitori variano di dimensioni da una persona a molte persone a diversi livelli di vigilanza. Gli addetti alla contabilità fornitori immettono i dati dalle fatture al sistema di contabilità e abbinano le fatture alla documentazione di backup. I supervisori contabili controllano il lavoro degli addetti alla contabilità e rispondono alle richieste di altri dipartimenti in merito ai pagamenti delle fatture o ai saldi dei fornitori. I responsabili contabilità fornitori guidano il reparto pianificando i singoli ruoli all'interno del dipartimento, i costi del reparto budget e collaborando con altri dirigenti aziendali nel processo decisionale.
responsabilità
Il dipartimento contabilità fornitori si assume la responsabilità di pagare le fatture in tempo. Molti fornitori offrono sconti per il pagamento delle fatture entro un determinato periodo di tempo. Il dipartimento contabilità fornitori monitora le scadenze e le date di sconto per garantire alla società i maggiori sconti disponibili. Il dipartimento contabilità fornitori deve verificare che ciascuna fattura sia accurata prima del pagamento. Le coordinate del dipartimento contabilità fornitori controllano la stampa con la firma della direzione sul controllo. Anche gli assegni e le fatture devono essere tenuti chiusi.
Controllo interno
A causa della quantità di denaro che passa di mano attraverso il dipartimento di contabilità fornitori, il controllo interno deve essere una priorità. La salvaguardia di base dei controlli viene ottenuta bloccando i controlli in bianco e limitando l'accesso alla chiave.La verifica della fattura determina se ciascuna fattura è accurata e valida. I compiti sono suddivisi tra diversi membri del team per garantire che nessun membro del team possa accedere all'intero sistema senza la revisione di un'altra persona.
Miglioramento del processo
I controlli di stampa sono spesso un processo manuale, che richiede manodopera umana per compiti noiosi, come il riempimento di buste. Il miglioramento dei processi riduce la necessità per i dipendenti di lavorare su un lavoro senza valore aggiunto e consente ai dipendenti di concentrarsi sul lavoro analitico. I miglioramenti includono l'uso di pagamenti elettronici e sistemi di approvazione elettronica.
