Scrivere una lettera d'affari interna implica comprendere il tuo pubblico e concentrarsi su un particolare obiettivo. Indipendentemente dall'argomento, le considerazioni sul pubblico e sul tono sono fondamentali per evitare conflitti, confusione e disinformazione. Per garantire il successo, seguire una struttura, includere tutti i dettagli necessari e correggere le bozze. Può spesso aiutare a darsi del tempo tra la stesura della lettera e la revisione finale per mantenere l'obiettività e produrre il pezzo di scrittura più efficace. Pertanto, un'attenta pianificazione e gestione del tempo sono entrambi aspetti importanti del processo di scrittura.
Crea un saluto corretto
Creare un saluto corretto per aprire la lettera con un tono appropriato. Usa "Caro", "Saluti" o "Buongiorno / pomeriggio" per aprire la lettera e mostrare rispetto ed empatia per il lettore. Ad esempio: "Cari colleghi".
Crea una presentazione. Nell'introduzione, includere informazioni sull'argomento della lettera in modo che il lettore comprenda cosa aspettarsi. La tua introduzione potrebbe assomigliare a questa:
Molti di voi si sono chiesti quando la costruzione sarà finita nel nostro nuovo garage. Sono lieto di informarvi che la costruzione è prevista per essere completata entro la prima settimana di aprile.
Scrivi un paragrafo del corpo efficace e organizzalo visivamente per mantenere il lettore impegnato.
Il paragrafo del corpo contiene la maggior parte delle informazioni, quindi l'organizzazione è particolarmente importante. Usa punti elenco, testo in grassetto o altre tecniche per evidenziare informazioni cruciali.
Chiudi la lettera con un finale di buona volontà. Ciò comporta stabilire un tono appropriato con il lettore ringraziandoli per il loro tempo. Implica anche l'inclusione delle informazioni necessarie nel caso in cui il lettore abbia ulteriori domande. Per esempio:
Grazie per il suo tempo e la sua pazienza. Se hai ulteriori domande, non esitare a contattare la direzione all'indirizzo e-mail indicato di seguito.
Stampa la lettera e correggila per errori. Trova eventuali errori di ortografia, errori di punteggiatura o errori grammaticali. Usa il dizionario e il thesaurus per rivedere le parole imbarazzanti o la voce passiva e per evitare la ripetizione.
Suggerimenti
-
Quando scrivi internamente, ricorda che il tuo documento può essere visto e letto da chiunque nell'azienda. Pertanto, mantenere le informazioni equilibrate, obiettive, accessibili e neutrali rispetto al genere.
avvertimento
Anche se conosci bene i tuoi soci in affari o colleghi, evita un tono informale o colloquiale nella scrittura. La produzione di un documento con longevità è importante nella comunicazione scritta e le parole e le frasi casuali sono facilmente interpretabili erroneamente.
