Secondo il documento dell'Agenzia per la protezione ambientale degli Stati Uniti (EPA) "Guida per la preparazione delle procedure operative standard (SOP)", "Lo sviluppo e l'uso delle SOP sono parte integrante di un sistema di qualità di successo in quanto fornisce alle persone le informazioni per svolgere un lavoro correttamente e facilita la coerenza nella qualità e integrità di un prodotto o risultato finale. " Pertanto, la corretta preparazione degli SOP è fondamentale per gettare le basi per ottenere processi coerenti. Seguendo alcuni passaggi generali, è possibile preparare SOP da utilizzare all'interno dell'organizzazione.
Individuare quali procedure o processi nella propria organizzazione richiedono la documentazione per essere eseguiti in modo coerente e quali sono le persone più qualificate per l'authoring del SOP associato. Un approccio di gruppo può essere utilizzato per identificare sia la necessità del SOP sia per scrivere il SOP.
Determina un sistema di numerazione per garantire un adeguato controllo documentale dei tuoi SOP. Il sistema di numerazione dovrebbe essere abbastanza flessibile da consentire un numero qualsiasi di SOP e un numero qualsiasi di revisioni per i singoli SOP. Chiedi a te stesso oa un responsabile del controllo dei documenti di mantenere l'elenco principale in modo che non vengano utilizzati numeri duplicati.
Sviluppa un modello SOP che seguirà tutte le SOP organizzative utilizzando il software di elaborazione testi. Per le procedure amministrative o programmatiche, il modello deve contenere, come minimo, un frontespizio, procedure (inclusi scopo, ambito, riepilogo, definizioni, qualifiche del personale, procedura stessa, liste di controllo e gestione dei record), controllo di qualità e riferimenti. Per le procedure tecniche o di laboratorio, il modello deve contenere, come minimo, tutte le sezioni per le SOP amministrative sopra elencate oltre alle informazioni sulla sicurezza, alle avvertenze, alle interferenze, alle attrezzature e ai materiali di consumo nella sezione procedure.
Scrivi una Procedura Operativa Standard su come scrivere Procedure Operative Standard per la tua organizzazione, curiosamente nota come "SOP sulle SOP". Utilizza il modello sviluppato e esponi le tue aspettative su come devono essere preparate tutte le SOP, ad esempio chi identifica il bisogno, chi assegna il numero, quale formato utilizzare e le aspettative per ciò che dovrebbe essere incluso in ogni sezione.
Preparare il resto dei SOP in base al metodo definito in SOP su SOP, apportando eventuali revisioni secondarie per migliorare il processo di preparazione in termini di tempo e qualità dei documenti risultanti.
Suggerimenti
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Guarda quanti più esempi SOP puoi prima di preparare il tuo.
avvertimento
Assicurati che il tuo modello SOP sia definitivo prima di emetterlo. Qualsiasi modifica significa che è necessario rivedere ogni SOP scritto utilizzando quel modello.
