I KPI sono "indicatori chiave di prestazione". Questi indicatori sono indicatori che aiutano coloro che nella gestione aziendale accertano quanto vicino (o lontano) l'azienda o il dipartimento stia raggiungendo un obiettivo o una serie di obiettivi predeterminati. La scrittura di KPI può aiutare un manager e i dipendenti a capire che cosa è ancora necessario fare e motivarli a raggiungere questi obiettivi. Il processo di scrittura di KPI in sé e per sé non è difficile. Tuttavia, la creazione di KPI che saranno efficaci richiede considerazione.
Scrivi KPI come documenti concisi e individuali. Ogni KPI dovrebbe corrispondere a una determinata categoria, reparto o progetto. Ad esempio, è possibile scrivere un KPI destinato alla soddisfazione del cliente, mentre un altro potrebbe essere orientato verso costi generali.
Iniziare il documento KPI con un'intestazione che definisce lo scopo del KPI. Tenerlo il più breve ma specifico possibile. Una o due frasi sono sufficienti. Ad esempio, un indicatore KPI per la soddisfazione del cliente potrebbe avere l'intestazione "Aumenta la soddisfazione del cliente".
Elencare lo scopo del KPI. È importante sia per la direzione che per il personale sapere perché dovrebbero sforzarsi di raggiungere un obiettivo specifico, o perché questa performance debba essere misurata. Spiega brevemente come raggiungere l'obiettivo prefissato o il tempo di registrazione speso per un'azione sarà utile.
Specificare come verrà misurato l'indicatore KPI. Includere la frequenza delle misurazioni e il periodo di tempo in cui si verificherà. Ad esempio, se si sta scrivendo un KPI relativo alla soddisfazione del cliente, è possibile implementare un sondaggio telefonico che si verifica dopo ogni chiamata e si svolgerà in un periodo di 3 mesi.
Imposta un obiettivo di destinazione. Determina un obiettivo quantificabile e misurabile. Dovrebbe fornire il risultato desiderato, ad esempio una certa percentuale in un determinato periodo di tempo.
