Con il continuo progresso della tecnologia, una delle tendenze più recenti del 21 ° secolo è stata il cosiddetto ufficio senza carta. Un ufficio senza carta non è in realtà completamente privo di supporti cartacei, ma utilizza un minimo di carta e converte il maggior numero possibile di documentazione in formato digitale. Un ufficio senza carta ha sia vantaggi che svantaggi, entrambi i quali dovrebbero essere considerati da un'organizzazione che considera una transizione dalla conservazione dei registri convenzionale.
Più compatto ed efficiente
I file digitali richiedono molto meno spazio fisico rispetto ai file cartacei e sono molto più facili da organizzare. Inoltre, i file digitali archiviati sono molto più facili da accedere rispetto ai file cartacei archiviati. I file digitali possono essere facilmente condivisi tra più utenti contemporaneamente e possono essere consultati da postazioni remote, migliorando l'efficienza del lavoro.
Envionmentally Conscious
Meno file cartacei significano meno carta utilizzata per copie duplicate e per la conservazione di registri generali. Questo fattore rende un ufficio senza carta più rispettoso dell'ambiente nella maggior parte dei casi. Per le riviste online e altre pubblicazioni, pubblicare digitalmente significa eliminare gli inchiostri che contengono metalli pesanti, solventi e altre sostanze dannose per l'ambiente.
Problemi relativi al software e all'hardware
Un ufficio privo di documenti cartacei è efficiente solo quanto il software e l'hardware utilizzati per archiviare i record consentono ai lavoratori di essere. Bug del software e guasti alle apparecchiature possono causare gravi interruzioni al funzionamento di un ufficio privo di supporti cartacei. Anche la manutenzione del software e dell'hardware di un ufficio senza carta è una preoccupazione; Il personale o i consulenti informatici (IT) sono spesso una necessità, così come i tecnici che si occupano regolarmente dell'hardware.
Errori di immissione dei dati e curve di apprendimento
Come in ogni transizione, la transizione a un ufficio senza carta spesso implica una curva di apprendimento, soprattutto in un ambiente di lavoro in cui i dipendenti non sono già esperti di computer. Gli errori di immissione dei dati possono essere costosi e possono causare gravi problemi. Inoltre, l'immissione di dati e gli errori di archiviazione possono determinare la mancata categorizzazione dei record, rendendo difficile o impossibile trovarli in un secondo momento.
Problemi di sicurezza
I record digitali possono essere vulnerabili agli accessi non autorizzati, sia attraverso l'hacking o la sicurezza negligente da parte del personale. Soprattutto in presenza di dati legali e medici sensibili, la perdita di dati può comportare una responsabilità significativa per la società coinvolta, specialmente se è implicata negligenza. Lo smaltimento dei record digitali presenta una difficoltà particolare, specialmente in un ambiente di rete condiviso. Cancellare semplicemente un file non cancella completamente un record digitale, proprio come lanciare un documento in un cestino non impedisce a qualcun altro di recuperare il documento in un secondo momento.
