Un ufficio privo di supporti cartacei può aiutare l'ambiente, ma può creare mal di testa nei processi se non viene messo in opera un adeguato sistema di flusso di lavoro. Spostare tutto nello spazio digitale richiede di stabilire procedure di controllo dei documenti e del flusso di lavoro che garantiscano che nulla vada perso nella transizione. Quando gli in-box fisici si ritirano nei bidoni della spazzatura della storia, quelli virtuali devono sostituirli.
Going Digital
In un ufficio senza carta, l'obiettivo è spostare tutto ciò che è possibile online. I documenti stampati vengono scansionati e collocati in una posizione condivisa sul computer in cui gli utenti autorizzati possono accedervi. Oltre ai vantaggi ambientali, un ufficio cartaceo ben gestito può rendere le informazioni più facili da trovare rispetto ai tradizionali sistemi di archiviazione. Le cartelle in un archivio virtuale memorizzano i documenti più vecchi in modo che non ingombrino le aree ad accesso frequente, ma sono comunque disponibili quando necessario.
Calendari condivisi
Lo spostamento degli orari dei dipendenti in un calendario condiviso consente ai datori di lavoro di gestire i tempi di ferie e altre questioni che influiscono sul programma di lavoro. Consente inoltre ai colleghi di tenere traccia delle riunioni e di altri eventi programmati. Le squadre che condividono calendari di lavoro sono in grado di monitorare chi è dentro e chi è fuori dall'ufficio e possono strutturare il flusso di lavoro sui progetti con questo in mente. Essere in grado di vedere che le principali parti interessate si stanno dirigendo verso una conferenza alla fine della settimana, ad esempio, può motivare qualcuno a ottenere la bozza di un documento chiave o contratto completato più velocemente in modo che le parti interessate abbiano la possibilità di offrire il loro contributo prima il contenuto è completato.
Gestione documenti
Gli uffici senza carta hanno bisogno di un sistema che imponga come mantenere e conservare i documenti. Creare una convenzione di denominazione dei documenti e la struttura delle cartelle per rendere i documenti facili da trovare. I sistemi di gestione dei documenti spesso consentono sia il "check out" che il tracking delle modifiche. Ciò impedisce a più persone di lavorare su un documento contemporaneamente e consente il controllo della versione. L'obbligo di aggiornare i documenti nella posizione condivisa riduce i problemi che si verificano quando gli utenti scaricano un file, effettuano aggiornamenti e li inviano via e-mail e quindi non mantengono aggiornata la versione ufficiale.
Gestione di progetto
Il software di gestione dei progetti consente di tenere traccia delle tappe fondamentali e delle scadenze del progetto. Avrai bisogno di un sistema in grado di tenere traccia delle attività e dei programmi di progetto e consentire ai dipendenti di indicare quando qualcosa è stato completato. Le notifiche dovrebbero avvisare qualcuno quando un nuovo compito richiede la sua attenzione. Gli individui possono tenere traccia dei propri progetti, mentre i manager possono ottenere uno sguardo olistico su ciò che viene fatto in tutto il team e riallocare le risorse secondo necessità. I progetti devono essere archiviati digitalmente una volta completi, insieme alle lezioni apprese, in modo che il trasferimento delle conoscenze possa facilmente verificarsi quando un progetto simile inizia più tardi.
