Il maggiore uso di sistemi elettronici per la contabilità e la gestione finanziaria nelle aziende ha ridotto l'uso di documenti fisici in molte aziende. La dipendenza dai sistemi di gestione dei record digitali e dai programmi di contabilità finanziaria ha permesso a alcune società di revisione di offrire audit cartacei alle aziende che gestiscono principalmente un ufficio senza carta. I modelli per un audit senza supporto cartaceo sono stati stabiliti attraverso i regolamenti governativi, i metodi preferiti delle società di revisione e le proposte di organizzazione contabile.
Accessibilità
Le aziende che optano per un controllo senza carta possono fornire una maggiore accessibilità ai documenti finanziari e dichiarazioni per il personale di controllo. Una maggiore accessibilità può ridurre il tempo richiesto dal personale contabile e finanziario per fornire documenti ai revisori dei conti. A seconda dei requisiti di sicurezza, l'accessibilità può consentire agli auditor di condurre la loro revisione al di fuori della struttura aziendale.
Capacità di monitoraggio
La maggior parte dei sistemi di controllo senza carta offre capacità di reporting e monitoraggio durante tutto il processo di auditing. I manager dell'azienda controllata e la direzione della società di revisione possono facilmente monitorare e monitorare ogni fase del processo di revisione. Questo aumento del tracciamento può aiutare a semplificare i requisiti delle risorse e aiuta a gestire la timeline di auditing. Il monitoraggio e la gestione del tempo può essere essenziale, soprattutto per le aziende pubbliche con scadenze di segnalazione obbligatorie SEC.
Meno rifiuti
Ridurre la necessità di copie duplicate di documenti finanziari, impianti di stoccaggio e forniture per ufficio può ridurre la quantità di rifiuti generati da entrambe le aziende. Le verifiche senza carta utilizzano meno carta, toner per inchiostro, elettricità e forniture per ufficio di una tradizionale verifica cartacea. La riduzione della carta e delle forniture associate può offrire un risparmio sui costi e un vantaggio ecologico. Questa attenzione ecologica può essere importante per le aziende che vogliono promuovere la propria azienda come rispettosa dell'ambiente.
Recensione più veloce
Un audit senza supporto cartaceo può richiedere meno tempo rispetto a un tradizionale processo di controllo dei documenti cartacei. I documenti finanziari possono essere facilmente caricati per la revisione e l'analisi con maggiore precisione. L'elaborazione elettronica delle attività di controllo riduce al minimo gli errori umani e la necessità di inserire manualmente le informazioni in un sistema di controllo. Quando un elemento di controllo viene contrassegnato per una revisione aggiuntiva, i revisori possono facilmente inviare le informazioni al lead finanziario per la revisione e ulteriori informazioni. Le revisioni elettroniche possono richiedere meno tempo rispetto agli incontri fisici di persona con moduli cartacei. Meno lavoro manuale e revisioni più semplici possono ridurre la cronologia totale dell'auditing.
Maggiore sicurezza
I documenti fisici sono più difficili da proteggere rispetto ai documenti elettronici. I dati e i documenti elettronici possono essere protetti tramite password e altri metodi di sicurezza digitale. Un sistema di tracciamento elettronico può anche indicare chi ha esaminato ciascun elemento di dati per scopi di revisione della sicurezza. I documenti fisici possono essere copiati, persi o collocati in una posizione non protetta. Una verifica senza supporto cartaceo aumenta la sicurezza del sistema finanziario di un'azienda.
