Probabilmente non avrai problemi a immaginare questo scenario: ricevi un invito a una prestigiosa conferenza in cui avrai molte opportunità per mettere in rete e espandere l'attività della tua azienda. Tuttavia, ora devi affrontare l'ostacolo di persuadere il tuo capo a permetterti di partecipare. Le spese giustificative possono indurre gemiti di tristezza, ma l'organizzazione e la preparazione ti aiuteranno a raggiungere il tuo obiettivo.
Disegna un argomento convincente che convinca i tuoi superiori della necessità della spesa in questione. Persuadi i tuoi capi che hai bisogno di spendere questi soldi per questo particolare oggetto o servizio. Dimostra che questa spesa porterà ad un elevato ritorno sull'investimento. Presenta tutta la documentazione di supporto possibile per ottenere il tuo punto di vista.
Calcola il costo esatto di questa spesa e presenta la somma ai tuoi capi. I tuoi calcoli metteranno le loro menti a loro agio, dimostrando di averlo considerato pienamente e di non aver intenzione di sprecare denaro. Presentare il costo previsto della spesa può anche alleviare i timori che l'esborso pianificato sia oltraggioso. Se puoi anche determinare la spesa di non spendere i soldi per l'articolo o il servizio, produci queste cifre per riportare a casa il tuo punto.
Compila tutti i moduli di spesa per istruzioni. La maggior parte delle organizzazioni ha un sistema formale per presentare giustificazioni di spesa. Il reparto contabilità richiederà probabilmente di compilare un modulo che giustifichi il costo dell'acquisto. Ricordati di non trascurare nessun campo sul documento, poiché dimenticare di includere un dettaglio potrebbe causare problemi in seguito.
Invia la documentazione di tutto ciò che riguarda la spesa. I manager vogliono vedere esattamente dove vanno i soldi; fornendo un percorso cartaceo, li aiuterai a capire perché hai bisogno di acquistare questo particolare oggetto o servizio. Includere ogni singola ricevuta o documento relativo alle spese in modo che nessuno possa accusarti di appropriazione indebita.
