Ci sono una serie di motivi per scrivere una lettera commerciale a una qualsiasi delle centinaia di consolati stranieri in tutto il mondo. Ad esempio, potrebbe essere necessario richiedere il visto o le informazioni di viaggio, informarsi sulle opportunità di commercio estero, condurre ricerche di affari esteri o scrivere una lettera di raccomandazione per uno studente che si reca all'estero per uno stage.
Identifica il nome, il titolo e l'indirizzo della persona a cui stai indirizzando la lettera. Ogni consolato straniero ha un sito Web dettagliato che fornisce una directory del personale, insieme a collegamenti a vari dipartimenti, che possono aiutare a identificare la persona a cui si dovrebbe indirizzare la corrispondenza.
Segui il tradizionale protocollo aziendale quando scrivi una lettera commerciale al consolato. Usa il nome completo dell'individuo e il titolo, il dipartimento e l'indirizzo del consolato, formattati secondo il sistema di posta internazionale del Paese. Ogni paese varia, quindi segui le direttive elencate nella sezione "contattaci" del sito web del consolato. Se stai inviando una lettera cartacea, includi la data nell'angolo in alto a destra della lettera. Se stai inviando email, indica chiaramente lo scopo della tua corrispondenza nella riga dell'oggetto.
Scrivi una lettera di presentazione che include una spiegazione su chi sei, da dove vieni, perché stai scrivendo e se stai scrivendo per conto di un altro individuo o te stesso. Se si sta scrivendo per conto di una società, un ente governativo, un'organizzazione internazionale o un istituto di istruzione, annotare l'affiliazione per nome e indicare il titolo e le credenziali.
Scrivi una dichiarazione semplice che riassume brevemente ma sinteticamente lo scopo della tua corrispondenza. La lingua tradotta o interpretata può avere spesso due significati, quindi fai attenzione ad evitare la terminologia del gergo o le espressioni colloquiali che potrebbero non essere facilmente comprese da un lettore straniero. Ad esempio, la frase "Voglio toccare la base con te" dovrebbe essere sostituita con "Sto scrivendo per chiederti di …"
Limita la tua lettera a un singolo argomento e sii specifico sul risultato che desideri dalla corrispondenza.
Termina la lettera con una nota di ringraziamento e fornisci dettagli su come puoi essere raggiunto. Inserisci sempre il tuo nome completo. Mai falsificare o rendere dichiarazioni fuorvianti o potenzialmente minacciose in una lettera a un consolato straniero.
Consultare l'ufficio postale locale in merito ai requisiti di spedizione e ai tempi di consegna stimati. Se intendi allegare una busta affrancata e firmata per garantire una risposta rapida alla tua lettera, assicurati di avere la quantità appropriata di affrancatura degli Stati Uniti sulla busta di restituzione.
Suggerimenti
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I siti web dei consolati stranieri degli Stati Uniti sono scritti in inglese, mentre i consolati stranieri internazionali sono tipicamente scritti nella lingua madre del paese con un link ad una versione inglese.
