Molte aziende emettono assegni dal proprio dipartimento contabilità fornitori al fine di soddisfare gli obblighi finanziari. Questi obblighi finanziari comprendono pagamenti a fornitori, pagamenti di interessi a istituti di credito o passività fiscali governative. Il reparto contabilità fornitori riceve una fattura o una richiesta di controllo, che utilizza per eseguire il backup del pagamento effettuato. Gli assegni offrono numerosi vantaggi alle imprese.
Paper Trail
Uno dei vantaggi dell'utilizzo dei controlli riguarda la traccia cartacea lasciata dall'assegno. Ogni controllo crea un documento cartaceo con i dettagli di chi ha ricevuto il pagamento, il giorno in cui è stato effettuato il pagamento e l'importo in dollari del pagamento. L'azienda può verificare quando il controllo ha cancellato la banca insieme alle informazioni relative a chi ha firmato l'assegno. La traccia cartacea creata dall'assegno consente all'azienda di mantenere il proprio registro. Alcune aziende utilizzano assegni duplicati, conservando una copia dell'assegno per i propri record. I dipendenti di queste aziende possono fare riferimento a verifiche precedenti in caso di domande.
Sicurezza
I controlli cartacei offrono il vantaggio di una maggiore sicurezza per i pagamenti spediti. Solo il destinatario indicato può presentare un assegno cartaceo per il pagamento. Se il destinatario nega di aver ricevuto l'assegno, l'azienda può contattare la banca per verificare chi ha presentato l'assegno. Eventuali discrepanze possono essere risolte direttamente con la banca. Inoltre, alcuni proprietari di piccole imprese potrebbero prendere in considerazione il pagamento di venditori o istituti di credito in contanti. Il contante non fornisce alcuna prova scritta del fatto che il pagamento sia stato effettuato e lascia aperto il proprietario dell'azienda per essere nuovamente addebitato per l'importo.
Controllo
I controlli cartacei consentono all'azienda di controllare i pagamenti effettuati. Esistono diverse misure di controllo nel dipartimento contabilità fornitori per garantire che gli assegni siano scritti per il destinatario corretto per l'importo corretto. Un dipendente potrebbe autorizzare un controllo da scrivere dopo aver esaminato la documentazione di backup. Un altro dipendente stampa effettivamente i controlli. Un senior manager firma gli assegni. Ciò consente a tre dipendenti di partecipare alla procedura di pagamento dell'assegno, riducendo al minimo il rischio di errori o frodi. Le aziende utilizzano anche assegni pre-numerati. Gli assegni numerati consentono all'azienda di identificare immediatamente i controlli mancanti e di prendere provvedimenti per impedire che tali assegni vengano incassati.
Galleggiante
Un vantaggio finale dell'utilizzo dei controlli coinvolge il galleggiante. Float si riferisce al tempo che passa una volta che l'azienda stampa l'assegno finché i soldi non lasciano il conto bancario della società. In molti casi, il float esiste solo per un giorno. Tuttavia, l'azienda guadagna interesse per quel giorno in più prima che l'assegno venga presentato per il pagamento.
