La comunicazione tradizionale del progetto si è svolta all'interno di una struttura chiaramente definita, utilizzando canali come posta interna, telefoni, promemoria e riunioni formali. Le moderne comunicazioni di progetto utilizzano tecnologie come email, intranet e social media per condividere le informazioni all'interno di una struttura di team più flessibile. Le esigenze di comunicazione sono cambiate in linea con l'emergere di nuovi approcci alla gestione dei progetti e la necessità di informare un gruppo più ampio di parti interessate.
Metodologia
Un team di progetto tradizionale ha elaborato il progetto in fasi separate, completando ogni fase prima di iniziare la successiva. La squadra ha documentato ogni fase e ottenuto un segnale di approvazione prima di procedere. Secondo Project Smart, la pratica moderna consiste nell'adottare una metodologia di progetto agile in cui le fasi del progetto possono sovrapporsi mentre i membri del team elaborano i singoli cicli, modificandoli in base a qualsiasi feedback. Ciò complica la comunicazione, ponendo l'accento sugli aggiornamenti di stato e un facile accesso alle informazioni più recenti sul progetto.
Squadra
Un team di progetto moderno comprende un ampio gruppo di membri permanenti e temporanei. Oltre ai membri del personale interno, una squadra può anche includere consulenti, fornitori, partner commerciali e aziende che forniscono servizi IT. Il project manager deve garantire che tutti i membri del team abbiano accesso sicuro alle comunicazioni del progetto per il periodo del loro coinvolgimento. Secondo Project Place, un progetto è un sistema sociale temporaneo in cui il successo dipende dalla collaborazione, dalla comunicazione e dall'impegno attraverso una condivisione trasparente delle informazioni.
Le parti interessate
I progetti moderni hanno un gruppo molto più ampio di parti interessate. Oltre a comunicare con i membri del team e gli sponsor, i project manager riconoscono l'importanza di mantenere pienamente informati tutti gli stakeholder, inclusa la comunità, i regolatori, le agenzie governative e gli investitori. Secondo la società di consulenza manageriale Cornwell, le comunicazioni inefficaci contribuiscono alla mancanza di successo in oltre il 65 percento dei progetti falliti.
canali
La moderna comunicazione di progetto sfrutta le comunicazioni in rete per migliorare la collaborazione. L'e-mail e la messaggistica istantanea consentono ai membri del team di condividere le informazioni in modo rapido e semplice, piuttosto che affidarsi a canali cartacei come memo interni o fax. I portali di progetto forniscono un singolo punto di accesso sicuro per tutte le informazioni e la documentazione del progetto via Internet. La videoconferenza consente ai membri del team di organizzare riunioni di progresso, anche quando i membri del team si trovano in luoghi diversi. Tecnologie come blog e social network migliorano ulteriormente la comunicazione dei progetti, creando un senso di comunità e consentendo agli stakeholder di fornire feedback in grado di influenzare il progetto
