Documentare le azioni intraprese durante una riunione consente di ricordare gli argomenti e le decisioni di importanza per gli anni a venire. Tutte le principali interazioni in una riunione dovrebbero essere registrate, incluso quando vengono fatti dei movimenti, anche se il movimento alla fine fallisce.
Scopo del verbale della riunione
I verbali documentano le decisioni e le discussioni che hanno avuto luogo durante una riunione. Come una registrazione scritta, i minuti possono anche servire come documentazione legale dell'incontro. Qualsiasi tipo di riunione può registrare minuti, dal consiglio di amministrazione aziendale formale a una riunione dello staff dell'organizzazione a un incontro di comunità sulle politiche pubbliche.
Prendendo il verbale della riunione
Straordinarie capacità organizzative, di ascolto e di prendere appunti ben si prestano a registrare i verbali di una riunione. Non tutto ha detto durante l'incontro dovrebbe essere documentato; invece, concentrati sui punti chiave, come:
- La data, l'ora e il luogo dell'incontro
- Elenco dei partecipanti
- Gli argomenti principali discussi
- Mozioni fatte
- Decisioni che sono state finalizzate
- Azioni completate
- Qualsiasi procedura che dovrebbe essere promulgata prima della prossima riunione
Movimenti falliti
Quando un partecipante alla riunione vuole introdurre una questione da prendere in considerazione, viene presentata una mozione. Di solito è necessario distaccare un movimento - il che significa che un altro partecipante è d'accordo sul fatto che la questione debba essere considerata - per far avanzare e discutere il movimento. Se il movimento non viene eseguito, si chiama a movimento fallito. Tuttavia, anche un movimento fallito dovrebbe essere documentato nei minuti. Scrivi chi ha fatto la mozione, in cosa consisteva il movimento e che ha fallito. Ad esempio, un metodo di registrazione potrebbe essere simile a:
- Movimento: Tutti i computer nella libreria devono essere sostituiti con modelli nuovi e attuali. Moto introdotto da Bill Smith. Movimento non comandato; movimento fallito.
Le mozioni distaccate possono ancora fallire se non portano abbastanza voti. Dopo l'approvazione e l'avanzamento di una mozione, i partecipanti alla riunione discutono il problema in questione. La mozione fallisce se la maggioranza degli elettori non è favorevole a far passare la questione. Questo dovrebbe essere registrato nel verbale in quanto tale:
- Movimento: Tutti i computer nella libreria devono essere sostituiti con modelli nuovi e attuali. Moto introdotto da Bill Smith. Movimento comandato da Bob Jones. Il voto era 5-2 contro; movimento fallito.
