Non sei soddisfatto di un particolare prodotto o servizio. Invece di lamentarti con amici e parenti, agire e scrivere una lettera di reclamo. Oltre a fornire una registrazione permanente del reclamo, una lettera di reclamo ben scritta può motivare la società responsabile del prodotto o del servizio per garantire che tu e altri clienti non si verifichino questi problemi in futuro. Crea una lettera commerciale ben formattata che ottenga risultati positivi.
Articoli di cui avrai bisogno
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Per scrivere una lettera di reclamo, è necessario quanto segue:
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Fatture e ricevute
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Carta di alta qualità
Crea la tua lettera utilizzando il formato a blocco intero, che è preferito dalla maggior parte delle aziende negli Stati Uniti. Giustificare a sinistra tutte le parti della lettera. È possibile inserire due punti o virgola dopo il saluto e una virgola dopo la chiusura gratuita. In alternativa, puoi escludere la punteggiatura.
Inizia la data da 6 a 10 righe sotto la carta intestata o l'intestazione. Utilizza il formato americano, ad esempio, il 15 gennaio 2011.
Lascia quattro o sei righe tra la data e l'indirizzo interno. Includi il nome della persona di contatto e il titolo commerciale. Telefona al centralino dell'azienda e chiedi il nome e il titolo del gestore appropriato. Conferma la corretta ortografia del suo nome. Se non è possibile identificare un nome, utilizzare un titolo appropriato, ad esempio "Gestione servizio clienti".
Lascia due righe vuote e inserisci il saluto. Non utilizzare "Gentile Signore o Signora" o "A chi può interessare". Utilizzare il cognome del destinatario con il titolo personale appropriato. Se non sei sicuro del genere, usa "Caro Chris Smith".
Doppio spazio e iniziare il corpo della lettera. Usa almeno tre paragrafi per la lettera, lasciando un doppio spazio tra di loro. Mentre componi la tua lettera, fai riferimento a qualsiasi fattura o altro documento ricevuto dalla società. Assicurati che tutti i nomi dei prodotti, i prezzi e altri dettagli siano accurati.
Inizia con una nota positiva. Usa il primo paragrafo per menzionare la tua fedeltà al nome del marchio o alla società. Ad esempio: "Ho sempre apprezzato lo shopping per i mobili nel tuo negozio, apprezzo i meravigliosi consigli che ho ricevuto dal tuo decoratore in negozio e mi sento molto a mio agio con tutti i miei acquisti".
Utilizza il secondo paragrafo per includere tutti i dettagli che il lettore deve conoscere per elaborare il tuo reclamo. Ad esempio, "Il 25 febbraio 2011, ho ordinato un copripiumino (ordine n. 5768, stampa floreale blu, formato queen size) dal tuo catalogo online. Due settimane dopo ho ricevuto il copripiumino e dopo averlo scartato ho scoperto un odore metallico, che ha indugiato dopo due lavaggi in macchina. In allegato una copia dell'ordine di spedizione. " Non inviare copie originali di ricevute o altri documenti.
Indica le tue aspettative nel terzo paragrafo. Ad esempio, "Poiché la funzione di vapore del ferro non funziona correttamente, mi aspetto un rimborso completo e immediato di $ 52,38 più la spedizione che ho pagato per la restituzione del ferro. Attenderò 4 settimane per la risposta. da te, contatterò il Better Business Bureau."
Lascia due righe vuote e inserisci un'appropriata chiusura gratuita, ad esempio "Distinti saluti" o "Cordiali saluti". Lascia da quattro a sei righe vuote per la tua firma. Subito sotto, inserisci la tua firma dattiloscritta.
Doppio spazio ed entra nel / i recinto / i.
Suggerimenti
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Utilizzare carta di alta qualità. Crea un'intestazione che includa il tuo nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail. Scrivi brevi paragrafi e mantieni la lunghezza della lettera su una pagina. Usa la funzione Anteprima di stampa del tuo programma di elaborazione testi per verificare il posizionamento verticale della lettera. Se necessario, regola la spaziatura. Chiedi a un amico o un parente fidato di rileggere la tua lettera. Oltre a controllare l'ortografia, la punteggiatura e gli errori grammaticali, il tuo amico o parente deve assicurarsi che il tono della lettera sia appropriato.
