Le teleconferenze sono utili per organizzare un incontro con un gruppo di persone in luoghi diversi che devono prendere decisioni. Un gruppo di avvocati potrebbe dover incontrare e decidere una strategia per il caso del loro cliente, oppure un gruppo di addii al celibato potrebbe provare a pianificare una doccia di nozze. Una chiamata in conferenza può aiutare un gruppo di persone a prendere decisioni in pochi minuti, il che potrebbe richiedere giorni via email e potrebbe essere impossibile farlo di persona.
Articoli di cui avrai bisogno
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Telefono
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Software di pianificazione delle riunioni
Identifica le persone che devi invitare alla chiamata in conferenza. Quindi dare la priorità all'importanza della partecipazione di ogni persona. Se ci sono tre o quattro persone che chiamano in conferenza, la priorità dell'elenco degli invitati potrebbe non essere importante. Ma se inviti sei o più persone, è più probabile che ci saranno conflitti di programmazione. Assicurati che i decisori importanti saranno in grado di partecipare.
Contattare i partecipanti importanti per identificare i conflitti di pianificazione. Scopri se e quando quelle persone saranno fuori città per un lungo periodo di tempo, su un aereo e non disponibili per chiamare o altrimenti impossibilitato a partecipare. Organizza il tuo momento di incontro attorno a questi conflitti.
Invia un invito a tutti i partecipanti. Usa email, Evite o un altro programma software di invito. Microsoft Outlook può pianificare la riunione, inviare inviti e consentire agli invitati di accettare o rifiutare. Avrai presto un'idea generale di chi può partecipare e chi no. Gli invitati possono avere suggerimenti su orari che funzionano meglio per loro, e possono anche inviarti articoli dell'ordine del giorno nelle loro risposte alla richiesta di riunione. Rivedi il tuo invito in base al feedback che ricevi.
Pianifica la riunione utilizzando un servizio di chiamata in ingresso. Esistono diverse società specializzate nell'hosting di chiamate in conferenza, come ad esempio FreeConference e InstantConference. Se la tua azienda pianifica spesso chiamate in conferenza, scopri se la tua azienda ha un contratto con un particolare servizio di chiamata.
Invia l'invito finalizzato a tutti i partecipanti. Invia l'invito anche alle persone che hanno rifiutato la richiesta di riunione originale, nel caso in cui siano disponibili in seguito. Assicurati di includere tutte le informazioni pertinenti nell'invito, compresa la data e l'ora della chiamata, il codice del paese e il numero di telefono che i partecipanti devono utilizzare, nonché i codici dei partecipanti necessari. Includere anche il numero di contatto in modo che i partecipanti possano contattarti direttamente se hanno problemi di composizione.
Suggerimenti
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Se non hai mai utilizzato prima un servizio di teleconferenza, chiedi informazioni sulla chiarezza delle chiamate e sulla facilità d'uso. Ci sono alcuni servizi gratuiti e alcuni che fanno pagare una tassa. Confronta i prezzi dei servizi a pagamento e decidi quale si adatta meglio alle esigenze della tua azienda.
