La fine di una chiamata in conferenza può essere cruciale in termini di impatto sulla relazione e sul futuro di coloro che sono coinvolti nella chiamata. Ad esempio, se una chiamata di vendita per conferenze termina male e non si parla dei passaggi successivi del processo di vendita, è possibile formulare idee errate che potrebbero inibire la vendita. È meglio pianificare una strategia di uscita per la chiamata in modo che la chiamata finisca senza intoppi.
Pianifica la chiamata. Con il piano giusto, coloro che sono coinvolti nella chiamata possono essere certi che tutti gli argomenti saranno trattati e che ogni problema all'ordine del giorno è stato affrontato. Terminare la chiamata prematuramente quando non tutte le informazioni sono state comunicate può essere disastroso.
Pianificare una strategia di uscita per diversi scenari. Per una serie di motivi, la chiamata potrebbe terminare anticipatamente e se termina prima, le altre parti dovrebbero sapere come rispondere e quali misure adottare per garantire che la chiamata non vada persa. Questo può essere ottenuto preparando alcune note finali e portando via i passaggi di azione.
Riepiloga la chiamata. Quando tutti gli argomenti all'ordine del giorno sono stati discussi e tutte le domande hanno risposto. Chiedete a quelli al telefono se hanno qualcos'altro da aggiungere, se non lo fanno, quindi riepilogate i punti elenco della chiamata e assicuratevi che tutti capiscano cosa è stato detto. Andare uno per uno e ripetere i passaggi successivi con ciascun membro della chiamata in conferenza in modo che tutti sappiano chi sta facendo cosa e tutti sono ben consapevoli del piano che sta andando avanti. Chiudendo raccontando a tutti come verrà comunicato il seguito. Rispetta rispettosamente ogni persona al telefono e saluta quindi riaggancia. Invia un'e-mail di follow-up a tutte le parti che riassumono la chiamata.
