Le relazioni commerciali possono discutere qualsiasi cosa, dalla posizione finanziaria di un'azienda alle strategie di marketing e agli approcci di vendita. Le relazioni trimestrali possono essere relativamente piccole, in quanto contengono solo informazioni pertinenti a un periodo di tre mesi. Prima di creare e scrivere il rapporto di gestione trimestrale, definirne lo scopo e determinare quali informazioni devono essere incluse. Anche se può riguardare specificamente i guadagni finanziari, può anche essere una piccola relazione che mette in evidenza le attività in vari dipartimenti del business.
Componi un'introduzione al rapporto d'affari trimestrale. Identifica lo scopo del rapporto e assicurati di menzionare il periodo coperto dal rapporto. Ad esempio, scrivi che il rapporto si concentra sullo stato finanziario dell'azienda tra aprile e luglio 2007.
Creare intestazioni e sottotitoli per il report. Se il rapporto si concentra sulle attività di ciascun dipartimento nel business, utilizza ciascun dipartimento come titolo. Utilizzare i sottotitoli per identificare le attività di ciascun dipartimento. Se si scrive un rapporto finanziario trimestrale, utilizzare i titoli per identificare le sezioni principali come attività, passività e spese.
Identificare il metodo utilizzato per ottenere i dati per il report. Questo sarà diverso a seconda dello scopo del rapporto. Per un report finanziario, ottenere i dati direttamente dal reparto contabilità. Se il rapporto riguarda ciascun dipartimento, parla con un responsabile in ogni dipartimento per ottenere i dati corretti.
Scrivi il corpo del rapporto utilizzando i titoli e sottotitoli come guida. Sii chiaro e diretto nella tua lingua. Usa grafici e tabelle se hai bisogno di illustrare alcuni dati, dato che i numeri possono essere terribili da leggere se ce ne sono molti. Identifica eventuali problemi o problemi appresi dai dati, in modo che il lettore sia a conoscenza dei problemi illustrati dal rapporto.
Ricorda al lettore che le informazioni e i dati presentati nella piccola relazione riguardano esclusivamente i tre mesi menzionati nell'introduzione. Usa la conclusione per offrire soluzioni o idee ai problemi discussi nel rapporto.
Evidenzia i punti chiave nel rapporto sotto il titolo "Riepilogo esecutivo". Scrivilo per ultimo per assicurarti di includere tutti i principali problemi nel riepilogo. Inseriscilo tra la pagina del titolo e l'introduzione. Alcuni lettori possono solo leggere il riepilogo per avere un'idea del contenuto anziché leggere l'intero rapporto.
