Se il tuo lavoro prevede dei briefing periodici ai dirigenti o ai dirigenti senior delle funzioni del tuo dipartimento, è probabile che tu possa suddividere questa attività in trimestri o segmenti di tre mesi. Molte organizzazioni utilizzano periodi di tempo trimestrali per operazioni contabili e finanziarie, quindi avranno bisogno di un briefing che corrisponda a questo periodo di tempo. Una relazione trimestrale dovrebbe includere un sommario esecutivo e informazioni sull'andamento del business, i punti salienti, le sfide e gli obiettivi raggiunti durante quel periodo. Potresti anche includere riferimenti aneddotici che possono portare il tuo rapporto alla realtà attraverso eventi reali verificatisi durante il trimestre.
Studiare le relazioni trimestrali precedenti
Se questo è il primo rapporto trimestrale che stai scrivendo, esamina i rapporti precedenti, trimestrali o annuali. Ci possono essere informazioni di fine anno che desideri riportare a questo rapporto trimestrale. Inoltre, potrebbe esserci un formato preferito per il rapporto trimestrale. Probabilmente va bene se vuoi includere ulteriori informazioni rilevanti; tuttavia, attenersi allo stesso formato se non diversamente indicato. Se non si dispone già di un modello di rapporti precedenti, crearne uno, in modo da non ricreare questo passaggio nel prossimo trimestre.
Determina le tue fonti di informazione
A meno che il rapporto trimestrale non sia esclusivamente di tua competenza, è probabile che avrai bisogno di informazioni da altre fonti o dipartimenti. Ad esempio, se il report richiede dati finanziari, raggiungi la sezione contabilità o finanza e chiedi i dati necessari per quel trimestre. Se sono disponibili dati per il trimestre precedente, richiederlo anche nel caso in cui si desideri effettuare confronti tra due trimestri.
Consulta gli argomenti aziendali per la segnalazione
Raccogli informazioni sugli argomenti di business che stai esaminando nel rapporto trimestrale. Ad esempio, se sei un project manager di società di consulenza e lo scopo del rapporto è quello di aggiornare il team di leadership sui progressi per diversi incarichi, prendi in considerazione la possibilità di elencare il nome di ciascun cliente, seguito dal tipo di coinvolgimento come sotto-argomenti come questo:
- Nome cliente, tipo di fidanzamento; ad esempio, Executive Coaching
- Nome cliente, tipo di fidanzamento; ad esempio, Team Development Workshop
- Nome cliente, tipo di fidanzamento; ad esempio, valutazione organizzativa
Per ogni argomento secondario, fornire una breve descrizione dell'incarico, compreso il personale assegnato a ciascuno. Se sei il project manager, includi il tuo nome e il nome del cliente con cui hai comunicato durante questo periodo, oltre a una descrizione delle tue attività come project manager. Descrivi altre attività sull'impegno, come il numero di ore lavorate da ciascun consulente assegnato e gli obiettivi, gli obiettivi e le realizzazioni per ciascun incarico. Ad esempio, potresti scrivere,
"Il consulente ABC John Doe ha creato attività di sviluppo del team per un workshop del 1 ° febbraio 2019. L'obiettivo del workshop è quello di esaminare i risultati della valutazione organizzativa condotta il 1 ° dicembre 2018 e facilitare le attività per rimettere i membri del team nella missione organizzativa. "
Sei il giudice su quanti dettagli dovresti fornire, in base alla lunghezza e al formato del rapporto trimestrale. Questa sezione costituisce la componente narrativa del tuo rapporto.
I fogli di calcolo sono utili
Oltre ad essere utile nel presentare un quadro finanziario per il rapporto trimestrale, i fogli di calcolo sono apprezzati dai lettori interessati al risultato finale. Non è necessario includere più pagine con il report narrativo, ma una rappresentazione quantitativa delle attività trimestrali offre ai lettori un'istantanea dei progressi aziendali nella propria area. Utilizzando lo stesso esempio, se stai segnalando diversi incarichi, il tuo foglio di calcolo potrebbe riflettere il budget iniziale, le analisi di masterizzazione, i costi aggiornati e il budget stimato per il completamento in dollari e percentuali.
Scrivi l'introduzione e la conclusione
Una volta che hai raccolto tutte le informazioni per la tua segnalazione e preparato una bozza, scrivi la tua introduzione e conclusione. L'introduzione dovrebbe includere il periodo per il rapporto, le fonti di informazione, il dipartimento o i progetti e il pubblico. Se il rapporto è lungo o complesso, scrivere un sommario esecutivo contenente le informazioni più rilevanti in un riepilogo di una pagina. La conclusione dovrebbe rideterminare i punti salienti durante il trimestre, oltre a spiegare brevemente eventuali questioni rilevanti riscontrate durante il trimestre e le proiezioni per il prossimo trimestre.
