Le aziende moderne possono segmentare la messaggistica per rivolgersi a gruppi di piccoli clienti o fornire immediatamente notizie a forza lavoro ampia e sparsa. Tuttavia, queste opportunità non hanno reso le comunicazioni aziendali meno impegnative di prima. Mentre le organizzazioni imparano rapidamente le conseguenze di non riuscire a comunicare efficacemente con i clienti e le parti interessate esterne, comunicazioni interne inefficaci possono essere più difficili da individuare fino a quando non è troppo tardi.
Problemi di preferenza
I dipendenti possono trovare difficile conciliare le loro preferenze di comunicazione con quelle dei loro colleghi di lavoro. Un lavoratore più anziano potrebbe preferire comunicare per telefono, ad esempio, mentre il suo collega più giovane si affida alle comunicazioni elettroniche. Se il lavoratore più giovane risponde a un messaggio Voicemail tramite una e-mail invece di restituire la chiamata, il lavoratore più anziano può sentirsi mancato di rispetto, È meglio usare il metodo che preferisce la tua controparte. Se il tuo contatto nell'IT risponde sempre alle tue e-mail rapidamente, ma impiega molto tempo per restituire una chiamata, inoltrare elettronicamente le tue domande è la soluzione più efficiente.
Comunicare cattive notizie
Dire al tuo capo che hai appena perso un account principale non è facile per la maggior parte. Né è facile trasmettere la notizia a un fornitore di lunga data che stai trasferendo la tua attività sul suo concorrente. Robert Bies, professore alla McDonough School of Business di Georgetown, osserva che questo spesso fa sì che le persone tardino a dire all'altra parte le cattive notizie.
Invece, Bies suggerisce una strategia di comunicazione su più fronti per superare tali sfide. Preparare in anticipo le parti interessate per le cattive notizie. Consegnare le notizie tempestivamente e onestamente, quindi attenuarle con le possibili soluzioni e qualsiasi evidente rivestimento in argento. Potresti dire, ad esempio, che hai in mente diversi fattori per sostituire il business perduto che richiederebbe meno viaggi per la tua forza vendita
Suggerimenti
-
Alcuni dipendenti potrebbero sentirsi a disagio nel comunicare apertamente con i loro capi a causa della loro posizione all'interno dell'azienda o del loro background. Le donne in particolare potrebbero trovarsi in difficoltà, secondo l'esperta di linguistica Deborah Tannen.
Troppo o non abbastanza
Quante informazioni da divulgare ai dipendenti e agli stakeholder esterni è una sfida costante per i manager. Le notizie spaventose, come una riorganizzazione, possono portare a reazioni forti se apparentemente vengono fuori dal nulla. Allertare le persone in riunioni individuali o più piccole può far sapere a un leader chi probabilmente obietterà alle notizie e quali sono le loro ragioni.
D'altra parte, anche un manager può fornire troppe informazioni se la conclusione del messaggio è vaga o aperta. Annunciando i licenziamenti potrebbe venire nel prossimo futuro, ad esempio, porta all'ansia e potrebbe far sì che i membri chiave dello staff provino a svolgere altri lavori. Inoltre, può ridurre la produttività dell'ufficio se i dipendenti trascorrono il loro tempo a spettegolare e lavorare sui loro curriculum.
Le comunicazioni informali possono costare caro
A differenza delle comunicazioni sul posto di lavoro, le comunicazioni elettroniche lasciano una traccia scritta di ciò che è avvenuto. Una e-mail veloce può ricapitolare una conversazione e fornire una valida conferma nel caso in cui ci siano domande più tardi. Però, conservare registrazioni di traffico e-mail, software di chat e altre conversazioni informali sul posto di lavoro elettronico può essere un mal di testa per quelli in IT - per non parlare del team legale. Le conversazioni apparentemente estemporanee possono rivelarsi costose. Il Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti, ad esempio, ha utilizzato i commenti della chat room per contribuire a rendere la sua causa di manipolazione valutaria nei confronti di importanti banche come UBS, Citigroup e J.P. Morgan Chase.
Gestione di progetto
Un rapporto del 2013 del Project Management Institute ha rilevato che per ogni miliardo di dollari spesi per progetti, 75 milioni di dollari sono a rischio solo come risultato di comunicazioni inefficaci. Le lacune possono verificarsi quando non tutte le parti interessate hanno la stessa comprensione dei benefici del progetto o quando la lingua utilizzata per recapitare i messaggi non è chiara. PMI ti suggerisce Personalizza le tue comunicazioni per soddisfare le esigenze di ogni gruppo di stakeholder. Una proposta di progetto per riprogettare un sito Web, ad esempio, potrebbe incentrarsi sui benefici di alto livello quando si incontrano dirigenti di un'azienda senior. Userebbe un linguaggio più tecnico e dati specifici quando sarà presentato alle persone che dovranno eseguire il lavoro.
