Un ordine del giorno è un elenco di argomenti da introdurre e discutere durante un incontro. Le agende sono utili per molti incontri come quelli in istituzioni governative, organizzazioni non profit e imprese. Gli ordini del giorno comprendono generalmente una lettura dei verbali o delle note dell'ultima riunione, annunci pertinenti, una revisione degli argomenti da discutere e un appello.Sebbene gli ordini del giorno abbiano bisogno di tempo per essere configurati, a lungo termine possono risparmiare tempo e risorse.
Completa gli obiettivi di discussione
Le agende forniscono una descrizione degli argomenti di discussione. Lo schema impedisce al moderatore o ai membri della riunione di dimenticare importanti argomenti da introdurre. Quando tutti gli argomenti sono discussi in modo approfondito, le decisioni importanti possono essere prese come un gruppo durante l'incontro invece di fare piani frettolosamente al di fuori della riunione. Input e suggerimenti da una varietà di prospettive migliorano la qualità delle prestazioni dei membri.
Aiuta a comunicare notizie importanti
Le agende offrono l'opportunità di informare i membri attraverso annunci relativi a eventi, obiettivi e attività critiche. Le agende consentono ai membri che potrebbero non avere accesso a tutti i membri dell'organizzazione di annunciare notizie importanti e ascoltare notizie di interesse. Senza un ordine del giorno, gli annunci non possono essere comunicati a tutti i membri, il che può causare confusione e risentimento. Gli ordini del giorno ricapitolano anche le riunioni precedenti per aiutare i membri a rivedere i progressi compiuti e restringere l'attenzione per l'attuale riunione.
Fornisce pari opportunità di contribuire
Gli ordini del giorno menzionano generalmente gli argomenti da discutere per il prossimo incontro. Questo dà ai membri la possibilità di riflettere sugli argomenti di discussione prima della riunione. In molti incontri, i membri schietti sono più che desiderosi di partecipare mentre gli individui riservati possono essere più esitanti. Tuttavia, la conoscenza di ciò che verrà discusso consente ai membri di ricercare argomenti di interesse, pensare a come gli argomenti si applicano al loro reame e quindi dare contributi premurosi e di qualità alla riunione.
Organizza la riunione
Un ordine del giorno dà la priorità alle attività più importanti, aumenta la produttività e concentra i membri. La semplice presenza di un'agenda crea un'atmosfera formale e scoraggia i membri dal perdere tempo. L'agenda prepara il moderatore e incoraggia la coerenza e l'organizzazione. Un ordine del giorno fissa anche gli obiettivi e dà ai membri un obiettivo. Questo organizza i pensieri dei membri, la direzione dell'incontro e l'azione dopo l'incontro.
Contribuisce agli archivi
Una raccolta di programmi del passato è un record ideale per le istituzioni esterne e interne, le organizzazioni e il pubblico per visualizzare i progressi della vostra organizzazione. La documentazione aiuta il pubblico e i membri dell'organizzazione a valutare le decisioni passate, ricordare loro eventi precedenti o figure importanti e formulare obiettivi fattibili. L'appello consente inoltre all'amministrazione di determinare i membri più dedicati contando le presenze e rivedendo i contributi alla riunione. Ciò può aiutare con le decisioni su quali membri promuovere o assegnare il ruolo di rivolgersi al pubblico.
